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Buchführungspflicht – ab wann gilt sie und wen betrifft sie?

Als Unternehmen unterliegen Sie der Pflicht, Buch über Ihre Geschäftsvorfälle zu führen. Warum das so ist und was Sie beachten sollten, finden Sie in diesem Artikel.

Start-ups und Existenzgründer müssen sich mit zahlreichen gesetzlichen und steuerlichen Vorschriften beschäftigen und die verschiedenen Regelungen im Geschäftsalltag umsetzen. Dazu gehört für einige Unternehmen auch die Buchführungspflicht. Aber warum nur für einige Unternehmen und wann und für wen gelten die Ausnahmen? Wovon hängt es ab, ob ich zur Buchführung verpflichtet bin? Wenn meine Firma von der Pflicht betroffen ist, wie führe ich dann die Bücher? Wenn Sie sich diese und andere Fragen rund um die Pflicht zu einer ordnungsgemäßen Buchführung stellen, geben wir Ihnen in diesem Artikel die passenden Antworten.

Warum gibt es die Buchführungspflicht?

Der Gesetzgeber schreibt im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie in den Steuergesetzen vor, dass Unternehmen ihre Handelsgeschäfte gegenüber Behörden und Dritten nachweisen müssen. Darum müssen alle geschäftlichen Transaktionen transparent und nachvollziehbar dokumentiert werden. Dies geschieht mithilfe der Geschäftsbücher, die jeder Kaufmann ordnungsgemäß führen muss.

In der Praxis wird die ordnungsgemäße Buchführung zu diesen Zwecken genutzt:

  • Dokumentation der Geschäftstätigkeit
  • Veröffentlichung von Erträgen, Vermögenssituation und Liquidität
  • Entscheidungshilfe für Geschäftsführer und andere Verantwortliche
  • Informationen für Investoren, Banken und Gläubiger
  • Berechnung von Steuern
  • Kontrolle durch Behörden und externe Prüfer

Buchführungspflicht nach HGB

Die gesetzlichen Regelungen zur Pflicht zur Führung von Büchern für Kaufleute sind in § 238 HGB zu finden. Das Gesetz besagt, dass jeder Kaufmann verpflichtet ist, Geschäftsbücher zu führen. Die Bücher müssen sämtliche Handelsgeschäfte und das Vermögen des Unternehmens nachweisen. Dabei muss der Kaufmann die Buchführung so übersichtlich gestalten, dass auch ein Außenstehender schnell einen Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens erhält. Jeder Geschäftsvorfall muss sich von Anfang bis Ende lückenlos nachverfolgen lassen. Das bedeutet, dass die dazugehörigen Belege, Rechnungen, Lieferscheine, E-Mails, Geschäftsbriefe und andere wichtige Unterlagen vorliegen oder sicher archiviert sein müssen.

Zur Buchführung verpflichtete Kaufleute nach dem HGB sind diese Rechtsformen:

  • Aktiengesellschaft (AG)
  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
  • Kommanditgesellschaft (KG)
  • offene Handelsgesellschaft (OHG)
  • UG (haftungsbeschränkt)
  • eingetragener Kaufmann (e. K.)

Buchführungspflicht nach dem Steuerrecht

Neben der Pflicht zur Buchführung nach dem HGB gibt es auch eine Buchführungspflicht nach dem Steuerrecht. So weisen §§ 140 und 141 Abgabenordnung (AO) auf die Buchführungspflicht gemäß Steuerrecht für bestimmte Steuerpflichtige hin. Hier spielen vor allem Umsatz, Gewinn oder Wirtschaftswert eine wichtige Rolle.

Für Gewerbetreibende gilt die Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung ab diesen Zahlen:

  • mehr als 600.000,00 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr oder
  • mehr als 60.000,00 Euro Gewinn im Geschäftsjahr

Land- und Forstwirte müssen ab diesen Beträgen die Buchführungspflicht nach dem Steuerrecht beachten:

  • mehr als 60.000,00 Euro Gewinn im Kalenderjahr oder
  • die selbst bewirtschafteten Flächen haben einen Wirtschaftswert nach § 46 Bewertungsgesetz von mehr als 25.000,00 Euro

Was bedeutet Buchführungspflicht nach Steuerrecht oder HGB für Unternehmen?

Wenn für Ihr Unternehmen eine Buchführungspflicht nach dem Steuerrecht oder gemäß HGB besteht, dann müssen Sie nicht nur die Geschäftsbücher ordnungsgemäß führen. Die gesetzlichen Vorgaben im HGB besagen außerdem, dass Sie eine Inventur sowie einen Jahresabschluss erstellen müssen.

Die Inventur stellt eine jährliche Bestandsaufnahme der Vermögenswerte und der Verbindlichkeiten eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag dar. Der Jahresabschluss besteht aus diesen beiden Bestandteilen:

  1. Bilanz als Gegenüberstellung von Betriebsvermögen (Aktiva) sowie Eigenkapital und Fremdkapital (Passiva) als Nachweis der Vermögensherkunft
  2. Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) als Gegenüberstellung von Aufwendungen und Erträgen

Der Jahresabschluss muss in deutscher Sprache verfasst sein und mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Für die Erstellung des Jahresabschlusses setzt das Gesetz den Unternehmen eine angemessene Frist, die sich nach der Größe des Betriebes, gemessen an Bilanzsumme, Anzahl der Mitarbeitenden und Umsatzerlös der letzten zwölf Monate richtet.

Das HGB unterscheidet diese vier Betriebsgrößen:

  1. Kleinstkapitalgesellschaften
  2. Kleine Kapitalgesellschaften
  3. Mittelgroße Kapitalgesellschaften
  4. Große Kapitalgesellschaften

Keine Buchführungspflicht nach Steuerrecht oder HGB – gibt es das?

Grundsätzlich besteht nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) Buchführungspflicht für eine GmbH, eine AG, eine KG, eine OHG, eine UG (haftungsbeschränkt) und für eingetragene Kaufleute. Es gibt jedoch nach § 241a HGB eine Ausnahme für Einzelunternehmer. Sofern der Jahresumsatz bei weniger als 600.000,00 Euro liegt beziehungsweise der jährliche Gewinn 60.0000,00 Euro nicht übersteigt, besteht für Einzelkaufleute keine Pflicht zur Buchführung. Dazu dürfen die Einzelunternehmen aber auch nicht im Handelsregister eingetragen sein.

Da keine Buchführungspflicht wie für eine GmbH oder andere Kapitalgesellschaften besteht, müssen Einzelunternehmen auch keinen Jahresabschluss erstellen. Zur Ermittlung des Geschäftsergebnisses reicht eine einfache Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) aus.

Keine Buchführungspflicht für Freiberufler

Es gibt eine Vielzahl von Freiberuflern, die ebenfalls von der Buchführungspflicht nach Steuerrecht oder HGB befreit sind. Auch diese Berufsgruppen berechnen ihren Gewinn anhand einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Das bedeutet außerdem, dass es keine Pflicht zur doppelten Buchführung gibt, wie es bei der Buchführungspflicht für eine GmbH und andere Kapitalgesellschaften oder Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte mit einem entsprechenden Jahresumsatz oder jährlichen Gewinn der Fall ist.

Zu den freien Berufen zählt das Finanzamt unter anderem:

  • Architekten
  • Anwälte und Notare
  • Steuerberater
  • Ärzte
  • Heilpraktiker und Physiotherapeuten
  • Journalisten
  • Fotografen
  • Übersetzer
  • Designer
  • Hebammen
  • Wirtschaftsprüfer

Wie sind die Bücher zu führen?

Wenn für Ihr Unternehmen die Pflicht zur Führung von Geschäftsbüchern besteht, bedeutet dies gleichzeitig eine doppelte Buchführung. Von der Buchführungspflicht befreite Betriebe hingegen müssen nur eine einfache Buchführung erledigen. Doch bedeutet doppelte Buchführung auch doppelt so viel Arbeit? Ob das der Fall ist, zeigen die folgenden Beispiele:

Beispiel für die einfache Buchführung

Einzelunternehmer Alwin Meier führt einen kleinen Laden, in dem er defekte Elektrogeräte repariert. Seine einfache Buchführung für eine Woche sieht so aus:

DatumEinnahmenAusgabenVerwendungszweckSaldo
01.02. 450 €Miete– 450 €
02.02.150 € Kunden-Nr. 133– 300 €
03.02320 € Kunden-Nr. 87+ 20 €
04.02.285 € Kunden-Nr. 15+ 305 €
05.02. 49 €Stromabschlag+ 256 €

Am Jahresende ermittelt Alwin Meier sein Betriebsergebnis mithilfe der EÜR. Es finden keine Abschreibungen statt, sondern alle angeschafften Geräte und Maschinen werden im Jahr der Anschaffung als Ausgaben verbucht.

Beispiel für die doppelte Buchführung

Die Blumengarten GmbH ist eine Gartenbaufirma, die der Buchführungspflicht für eine GmbH unterliegt. Damit besteht die Pflicht zur doppelten Buchführung, die auch als Doppik oder Bilanzierung bezeichnet wird. Jede Buchung muss auf einem Konto und dem entsprechenden Gegenkonto erfolgen. Die Buchung auf dem ersten Konto wird im Soll ausgeführt, während es sich bei der Gegenposition um eine Habenbuchung handelt.

Das bedeutet außerdem, dass es nicht ausreicht, nur die Einnahmen und Ausgaben aufzulisten. Stattdessen müssen neben den Aufwendungen und Erträgen auch das Vermögen und das Kapital des Unternehmens berücksichtigt werden. Die einzelnen Posten werden auf diesen Konten verbucht:

  1. Bestandskonten für das Unternehmensvermögen auf der Aktivseite der Bilanz und für das Kapital der Firma auf der Passivseite.
  2. Erfolgskonten als Ertragskonto für die Einnahmen und als Aufwandskonto für die Aufwendungen. Die Ertragskonten stellen die Grundlage für die Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) dar.

Die Blumengarten GmbH hat zum Beginn des Frühjahres Blumenerde und Blumentöpfe für insgesamt 3.500,00 Euro eingekauft. Der Lieferant hat eine Rechnung mitgeschickt, die per Überweisung bezahlt werden soll. Um die Zahlung in der doppelten Buchführung zu erfassen, muss die Buchhaltungsabteilung der Blumengarten GmbH das Aufwandskonto für Einkäufe belasten und den Rechnungsbetrag über das Bankkonto auf der Aktivseite der Bilanz überweisen.

Dazu bildet der Buchhalter diesen Buchungssatz:

  • Einkaufskonto im Soll: – 3.500 € an Bankkonto im Haben: + 3.500 €

Bei der Wahl der jeweiligen Konten kann das Unternehmen nicht frei entscheiden. Stattdessen müssen sich Kaufleute mit Pflicht zur Führung von Geschäftsbüchern an vorgegebene Konten halten, über die die Buchungen laufen müssen. Die Konten unterscheiden sich nach diesen Kriterien:

  • Aufwandskonten für Personalkosten, Miete, Strom, Heizung, Wasser, Büromaterial, Werbung, Kraftstoff oder Bewirtungskosten
  • Ertragskonten für Umsatzerlöse, Zinseinnahmen, Mieteinkünfte oder andere betriebliche Erlöse
  • aktive Bestandskonten für Umlaufvermögen (Rohstoffe, Kassenbestand, Vorräte und Waren) und Anlagevermögen (Maschinen, Firmenfahrzeuge und Grundstücke)
  • passive Bestandskonten für Eigenkapital, Fremdkapital (Kredite, Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten), Rückstellungen oder Rechnungsabgrenzungsposten

Die Beispiele zeigen, dass die doppelte Buchführung aufwendiger ist als die einfache Buchführung für Einzelunternehmen oder Freiberufler. Trotzdem entscheiden sich einige Unternehmen, freiwillig alle Buchungen doppelt zu erfassen. Das trifft vor allem auf Betriebe zu, die sich im Wachstum befinden oder expandieren möchten. Durch die aussagekräftige GuV und die Bilanz erhält die Geschäftsleitung weitreichende Einblicke in die finanzielle Situation und kann die Zahlen als Entscheidungshilfe nutzen. Auch zur Vorlage bei Banken, Investoren und anderen Kreditgebern bieten die Daten der doppelten Buchführung und der Jahresabschluss mehr aussagekräftige Informationen als eine einfache Buchführung und die EÜR.

Wann beginnt und endet die Buchführungspflicht nach Steuerrecht?

Zur Buchführung verpflichtete Kaufleute müssen ab dem Beginn der gewerblichen Tätigkeit (Istkaufleute), ab der Eintragung ins Handelsregister (Kannkaufleute) oder ab der Aufnahme der Geschäftstätigkeit beziehungsweise ab dem Gründungsdatum (Formkaufleute) ordnungsgemäße Geschäftsbücher führen. Die Pflicht zur Buchführung endet mit der Aufgabe der Kaufmannseigenschaft, der Löschung des Handelsregistereintrags oder mit der Liquidation des Unternehmens.

Betriebe, die die Umsatzerlöse gemäß § 141 AO übertroffen haben, werden spätestens einen Monat vor Beginn des folgenden Wirtschaftsjahres vom Finanzamt aufgefordert, der Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung nachzukommen. Die Pflicht endet mit Ablauf des nachfolgenden Wirtschaftsjahres, nachdem die Grenzen gemäß § 141 AO zwei Jahre hintereinander nicht mehr übertroffen wurden. Das bedeutet, dass ein Unternehmen, das in den Jahren 2022 und 2023 weniger als 600.000,00 Euro Gesamtumsatz oder weniger als 60.000,00 Euro Jahresüberschuss erwirtschaftet hat, noch bis Ende 2024 der Buchführungspflicht unterliegt.

Die Vorteile von digitaler Buchführung

Als Unternehmer müssen Sie in jedem Fall ordnungsgemäße Geschäftsbücher führen. Selbst bei der einfachen Buchführung bedeutet das einen großen Zeitaufwand und viel Mühe. Sie können sich die Arbeit aber mithilfe von digitaler Buchführung erleichtern. Legen Sie online Buchungskonten an, erstellen Sie Rechnungen, erledigen Sie die vorbereitende Buchhaltung und erhalten Sie konsolidierte Übersichten über Ihre Einnahmen und Ausgaben. Das erleichtert die Buchführung und spart viel Zeit.

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