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Buchhaltung – Definition und Aufgaben

Buchhaltung – was ist das eigentlich? In diesem Artikel finden Sie alle wichtigen Informationen zum Thema Buchhaltung.

Gemäß allgemeiner Definition ist die Buchhaltung die Abteilung in einem Unternehmen, die sich mit den Aufgaben der Buchführung befasst. Organisatorisch ist die Buchhaltungsabteilung ein Teil des betrieblichen Rechnungswesens. Zu den Aufgaben der Buchführung gehören die Erfassung, Auswertung, Überwachung und Dokumentation sämtlicher Geschäftsvorfälle innerhalb eines Geschäftsjahres. Mit den gesammelten Daten liefert die Buchhaltung die Grundlagen für die Geschäftsleitung, um Entscheidungen über Investitionen und andere finanzielle Aspekte zu treffen. Außerdem erhalten Außenstehende umfassende Informationen über die Finanzlage des Unternehmens.

Buchführung ist dasselbe wie Buchhaltung – oder doch nicht?

Die beiden Begriffe werden zwar häufig synonym verwendet, haben aber unterschiedliche Bedeutungen:

  • Die Buchführung Definition besagt, dass in diesem Bereich alle Geschäftsvorfälle anhand von Belegen aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnungen müssen sachlich richtig sein, chronologisch erfolgen und dürfen keine Lücken aufweisen.
  • In der Abteilung Buchhaltung dokumentieren Buchhalter und andere Mitarbeiter die geschäftlichen Vorgänge und erstellen Auswertungen für die Geschäftsleitung, für Investoren und Banken sowie für die Finanzbehörden.

Aufgaben der Buchhaltung als Grundlagen für ein erfolgreiches Unternehmen

Häufig gehört die Finanzbuchhaltung nicht zu den beliebtesten Aufgaben in einem kleinen oder mittleren Unternehmen (KMU). Chef und Mitarbeiter möchten sich lieber auf die Kundenberatung oder den Verkauf konzentrieren. Allerdings sind einige Unternehmen gesetzlich zur Buchführung verpflichtet. Selbst wenn Sie nicht dazugehören, lohnt es sich, durch die Buchführung die Definition von Doppik, Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), Aktiva und Passiva oder Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) zu erfahren und einen umfassenden Überblick über die Finanzen zu erhalten.

Ist mein Unternehmen zur Buchführung verpflichtet?

Es kommt auf die Rechtsform Ihres Unternehmens, den Jahresumsatz und den erzielten Gewinn an, ob Ihr Unternehmen nach dem Handelsrecht (HGB) oder dem Steuerrecht (AO)  der Buchführungspflicht unterliegt. Für Gewerbetreibende beginnt ab diesen Zahlen die Buchführungspflicht:

  • Jahresumsatz von mehr als 600.000,00 Euro oder
  • Jahresgewinn von mehr als 60.000,00 Euro

Buchführung als Personengesellschaft, Kaufmann oder Gewerbetreibender

Kommanditgesellschaften (KG), offene Handelsgesellschaften (OHG) und Gesellschaften des bürgerlichen Rechts (GbR) gehören zu den Personengesellschaften. Diese Gesellschaften sind zur Buchführung verpflichtet. Das gilt auch für Kaufleute, die im Handelsregister eingetragen sind.

Gewerbetreibende sind erst dann zur Buchführung verpflichtet, wenn ihre Geschäftszahlen die oben genannten Beträge übersteigen. Bei Einzelkaufleuten besteht die Buchführungspflicht erst dann, wenn sie an zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren die Zahlen übertreffen.

Buchführung als Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG

Wenn Sie als Kleinunternehmer nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) von der Umsatzsteuer befreit sind, sind Sie ebenfalls von der Pflicht zur Buchführung befreit. Dazu darf der Umsatz Ihrer Firma im vergangenen Jahr nicht mehr als 22.000,00 Euro betragen haben und muss im folgenden Geschäftsjahr bei unter 50.000,00 Euro liegen.

Buchführung als Freiberufler

Als Angehöriger der sogenannten freien Berufe müssen Sie keine Pflicht zur Buchführung beachten. Trotzdem benötigen Sie eine Steuernummer, um Rechnungen auszustellen. Außerdem müssen Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Ihre Geschäftsunterlagen beachten.

Buchführung als Kapitalgesellschaft

Wenn Sie Ihr Unternehmen als Kapitalgesellschaft in der Rechtsform einer Aktiengesellschaft (AG), einer Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA), einer UG (haftungsbeschränkt) oder einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) führen, müssen Sie sich an die Buchführungspflicht halten. Das bedeutet ebenfalls die Pflicht zur doppelten Buchführung.

Einfache Buchhaltung oder Doppik – was ist der Unterschied?

Doppik ist ein anderer Ausdruck für die doppelte Buchführung. Der Begriff doppelt bezieht sich dabei auf die Tatsache, dass jede Buchung auf einem Konto und einem Gegenkonto, also zweimal, erfolgt. Sowohl Doppik als auch die einfache Buchhaltung sind die Grundlagen für die Gewinnermittlung und die Steuerzahlungen eines Unternehmens.

Wie erstelle ich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung?

Wenn Sie nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, reicht zum Jahresende eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aus, um den Gewinn Ihres Unternehmens zu ermitteln. Dazu müssen Sie nur die betrieblichen Ausgaben von den Einkünften abziehen. Das Finanzamt verlangt jedoch im Rahmen Ihrer Einkommensteuererklärung das standardisierte Formular Anlage EÜR, in das Sie neben den Einkünften und Ausgaben auch private Einlagen und Entnahmen sowie Rücklagen und stille Reserven eintragen können.

Was gehört in die Bilanz?

Die Bilanz setzt sich aus den Vermögenswerten oder Aktiva und den Schulden oder Passiva eines Unternehmens zusammen. Gemeinsam mit der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) ist die Bilanz Bestandteil des Jahresabschlusses. Die Daten aus der Buchhaltung sind die Grundlagen für die Bilanz und die GuV. Aus der Handelsbilanz erhalten Geschäftsleitung, Investoren, Banken, Kreditgeber und Lieferanten wichtige Informationen über die finanzielle Situation einer Firma. Die Steuerbilanz dient dem Finanzamt zur Berechnung der Steuern.

Aus diesen Büchern setzt sich die Buchhaltung zusammen

Schon in der Antike führten die Händler und Kaufleute Bücher über ihre Geschäftstätigkeit. Daher wird bis heute von Buchführung gesprochen, obwohl nur noch selten ein Eintrag in ein physisches Buch erfolgt. In der digitalen Buchführung ist die Definition der einzelnen Bücher weiterhin vorhanden und setzt sich wie folgt zusammen:

  1. Journal oder Grundbuch: Hier erfolgt der chronologische Eintrag aller Geschäftsvorfälle mit laufender Nummer, Datum, Angaben zum Beleg und den Buchungskonten im Soll und im Haben. Aus dem Journal erfolgt die Übertragung der Daten in das Hauptbuch.
  2. Hauptbuch: Hier findet die sachliche Zuordnung der einzelnen Geschäftsvorgänge zu den entsprechenden Konten statt. Die Konten werden in den Buchungssätzen angegeben, die im Journal gebildet werden.
  3. Nebenbücher: Zur Erläuterung der Konten im Hauptbuch werden Nebenbücher für das Lager (Lagerbuch), für Lieferanten und Kunden (Kontokorrentbuch), für Gehälter (Lohnbuch), für das Anlagevermögen (Anlagebuch), für den Bestand an Zahlungsmitteln (Kassenbuch), für Eingang und Ausgang von Waren (Warenbuch), für das Material (Materialbuch) oder die Fakturierung (Rechnungsausgangsbuch) geführt.

Diese Konten gehören zu einer ordnungsgemäßen Buchführung

Eine ordnungsgemäße Buchführung per Definition bedeutet die Führung verschiedener Konten, die jeweils aus einer Sollseite (links) und einer Habenseite (rechts) bestehen. Auf den aktiven Konten wird der Vermögen des Unternehmens eingetragen, während sich auf der Passivseite die Verbindlichkeiten befinden.

Hier die wichtigsten Konten in der Buchführung eines Unternehmens:

  • Bestandskonten mit dem Bestand an Gütern und Geld
  • Erfolgskonten als Aufwandskonten und Ertragskonten
  • Steuerkonto zur Verbuchung der Umsatzsteuer als Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt
  • Privatkonto für private Einlagen oder Entnahmen des Eigentümers

Finanzbuchhaltung und andere Bereiche der Buchhaltungsabteilung

In vielen Unternehmen ist die Buchhaltungsabteilung in verschiedene Teilbereiche aufgeteilt. Das sorgt für einen besseren Überblick über die Finanzströme und eine genaue Bearbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle.

Nachfolgend ein Überblick über die einzelnen Teilbereiche:

Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung, abgekürzt Fibu, bearbeitet alle Vorgänge, die zur Erstellung der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) benötigt werden. Ein anderer Ausdruck für die Finanzbuchhaltung ist externes Rechnungswesen, die da Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung die Vermögenslage des Unternehmens für externe Stellen wie Gläubiger, Investoren oder das Finanzamt aufbereiten.

Debitorenbuchhaltung

In der Debitorenbuchhaltung werden die offenen Rechnungen der Kunden bearbeitet. Ein wichtiger Faktor ist das Mahnwesen, das bei einem fehlenden Zahlungseingang rechtzeitig einsetzen muss. Ansonsten kann es zu einem Zahlungsengpass kommen, der die Liquidität des eigenen Unternehmens gefährdet.

Kreditorenbuchhaltung

Als Unternehmen müssen Sie die Rechnungen von Lieferanten und Zwischenhändlern bezahlen. Diese Eingangsrechnungen werden in der Kreditorenbuchhaltung erfasst und bearbeitet.

Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung beschäftigt sich mit den Lohnabrechnungen der Belegschaft. Auch die pünktliche Auszahlung der Gehälter und die Überweisung der Sozialabgaben gehören zu den Aufgaben der Lohnbuchhaltung.

Betriebsbuchhaltung

Die Betriebsbuchhaltung ist das Gegenstück zur Finanzbuchhaltung. Daher wird die Betriebsbuchhaltung auch als internes Rechnungswesen bezeichnet. Die Mitarbeiter der Betriebsbuchhaltung zeichnen alle Kosten auf und weisen sie den entsprechenden Kostenstellen zu.

Anlagenbuchhaltung

Die Anlagenbuchhaltung erfasst und verwaltet das Anlagevermögen eines Unternehmens. Dabei handelt es sich um hochwertige Wirtschaftsgüter, die nicht in der täglichen Produktion verbraucht werden. Beispiele sind Immobilien und Grundstücke, Fahrzeuge, Maschinen und andere technische Ausstattungen der Firma.

GoBD: Wichtige Regeln für die ordnungsgemäße Buchführung

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ gelten in Deutschland seit dem Jahr 2014. Es handelt sich um eine Anweisung des Bundesministeriums der Finanzen und gilt für Unternehmen jeder Größe.

Die GoBD besagen, dass die Buchführung unter anderem nach diesen Grundregeln erfolgen muss:

  • Klarheit und Nachprüfbarkeit
  • Vollständigkeit
  • Richtigkeit
  • Belegprinzip
  • Ordnungsmäßigkeit
  • Sicherheit
  • Bilanzwahrheit

Klarheit und Nachprüfbarkeit

Die GoBD besagen, dass die Buchführung so übersichtlich sein muss, dass sich ein Dritter in kurzer Zeit einen Überblick über die Finanzen des Unternehmens machen kann. Alle Änderungen müssen erkennbar sein und es muss eine lebende Sprache bei der Buchführung verwendet werden. Geschäftsbücher auf Latein werden also nicht vom Finanzamt anerkannt.

Vollständigkeit

Die Aufzeichnungen in den Geschäftsbüchern müssen nach diesen Kriterien erfolgen:

  • vollständig
  • richtig
  • zeitgerecht
  • chronologisch geordnet
  • lückenlos

Um die Vollständigkeit nachzuweisen, müssen zu jedem Beleg die Belegnummer, das Datum, der Betrag, die Menge sowie Aussteller und Empfänger erfasst werden. Zu den Anforderungen der Vollständigkeit gehört außerdem die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von sechs beziehungsweise zehn Jahren.

Richtigkeit

Jeder Geschäftsvorfall muss korrekt und wahrheitsgemäß dokumentiert werden. Das bedeutet, dass die einzelnen Belege den tatsächlichen Verhältnissen entsprechen müssen. Dazu gehören die rechnerisch richtige Aufzeichnung von Inhalt und Wert der Produkte und Dienstleistungen sowie die korrekte Angabe von Namen, Konten und Bezeichnungen.

Belegprinzip

Der bekannte Grundsatz: „Keine Buchung ohne Beleg“ hat bis heute Gültigkeit und muss auch für eine GoBD-konforme Buchführung beachtet werden. Bei Einhaltung des Grundsatzes findet ein Prüfer ohne langes Suchen zu jedem Buchungsvorgang den dazugehörigen Beleg. Falls es zu einem Geschäftsvorfall keinen Beleg gibt, müssen Sie einen Eigenbeleg erstellen.

Ordnungsmäßigkeit

Ordnungsmäßigkeit im Rahmen der GoBD bedeutet, dass Erfassung und Buchung chronologisch und zeitnah erfolgen müssen. Nach Eingang der Rechnungen, Quittungen, Bareinnahmen oder Überweisungen muss die Verbuchung innerhalb dieser Zeitspannen ausgeführt werden:

  • Einnahmen und Ausgaben in bar müssen täglich erfasst werden.
  • Unbare Transaktionen müssen innerhalb von zehn Tagen nach dem Zustandekommen gebucht werden.

Sicherheit

Damit die Buchführung eines Unternehmens als ordnungsgemäß gilt, müssen alle Unterlagen und Aufzeichnungen sicher aufbewahrt und vor Verlust geschützt werden. Auch wenn Sie keine Schuld an dem Verlust trifft, zum Beispiel bei einem Anwenderfehler durch einen Mitarbeiter, kann es vorkommen, dass ein Steuerprüfer Ihre Buchführung nicht anerkennt. Das kann zu einer Schätzung des Gewinns und einer höheren Steuerzahlung führen. Daher stellen Datensicherung und sichere Archivierung der aufbewahrungspflichtigen Dokumente einen wichtigen Punkt der GoBD-konformen Buchführung dar.

Bilanzwahrheit

Die Bilanz muss ein wahrheitsgemäßes Bild über Vermögen, Finanzen und Ertragslage des Unternehmens wiedergeben. Dazu muss die Bilanz klar und übersichtlich dargestellt werden. Außerdem müssen die Verrechnungsverbote gemäß § 246 HGB beachtet werden, die besagen:

  • Keine Verrechnung von Positionen der Aktivseite mit Positionen der Passivseite
  • Keine Verrechnung von Aufwendungen mit Erträgen
  • Keine Verrechnung von Grundstücksrechten mit Grundstückslasten

Vorbereitende Buchhaltung: Was ist damit gemeint?

Falls Sie einen Steuerberater mit verschiedenen Buchhaltungsaufgaben betraut haben, können Sie die Arbeit der Steuerkanzlei durch eine gute Vorbereitung erleichtern. Die Erledigung der Aufgaben spart Geld und sorgt dafür, dass Sie einen umfassenden Überblick über die Finanzen Ihres Unternehmens erhalten.

Wenn Sie die Vorbereitung regelmäßig durchführen, sind die Aufgaben schnell erledigt:

  • Sammeln der Belege während eines bestimmten Zeitraums
  • Kontrolle und chronologische Ordnung der Unterlagen
  • Beschriftung oder Kontierung der Belege
  • Einscannen oder mit dem Handy abfotografieren und an den Steuerberater weiterleiten

Digitale Buchhaltung: Grundlage für den Geschäftserfolg

Die Buchhaltungsaufgaben sind vielfältig und können mit einem großen Zeitaufwand verbunden sein. Als Unternehmer müssen Sie die einzelnen Aufgaben regelmäßig und pünktlich erledigen und zahlreiche Vorschriften beachten. Das hört sich nach viel Arbeit an, für die Sie neben Ihrem Kerngeschäft keine Zeit haben? Dann kann die digitale Buchführung von Amply die Lösung für Sie sein. Testen Sie kostenlos für zwei Wochen die Amply-Finanzplattform für kleine und mittlere Unternehmen, um Ihre Finanzen einfach und schnell zu verwalten!

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