Auslagenerstattungen – Grundlagen und Tipps

Selbstverständlich erhalten Mitarbeiter die Ausgaben für Geschäftsreisen, Übernachtungen oder die Einladung des Kunden oder Lieferanten zum Abendessen zurückerstattet. Auch andere Auslagen wie Getränke für die Abteilung oder benötigtes Büromaterial müssen Office Manager und Abteilungsleiter nicht selbst tragen. In diesen Fällen erfolgt eine Auslagenerstattung durch den Arbeitgeber.

Das hört sich nach viel Arbeit an? Mit unseren Tipps sind Auslagenerstattung und Buchhaltung schnell erledigt. In unserem Ratgeber erfahren Sie alle wichtigen Details zu diesen Themen:

• Was ist Auslagenerstattung im Unternehmen?
• Welche Auslagen können erstattet werden?
• Auslagenerstattung und Steuern – worauf müssen Unternehmen achten?
• Was ist der Unterschied zwischen Auslagen, durchlaufenden Geldern und Sachbezug?
• Sonderfall: pauschale Auslagenerstattung für Mitarbeiter
• Wie wird die Auslagenerstattung in der Buchhaltung abgewickelt?
• So hilft digitales Ausgabenmanagement bei der Auslagenerstattung

Was bedeutet Auslagenerstattung für die Mitarbeiter?

Der in der Praxis häufig genutzte Begriff Auslagenerstattung wird im Einkommensteuergesetz (EStG) als Auslagenersatz bezeichnet. § 3 EStG definiert den Auslagenersatz als „Beträge, durch die Auslagen des Arbeitnehmers für den Arbeitgeber ersetzt werden“. Damit ist klar, dass es sich um Geld handelt, das ein Angestellter nicht für den eigenen Bedarf ausgibt. Stattdessen tritt der Arbeitnehmer für den Arbeitgeber in Vorleistung und legt die Kosten für einen Einkauf oder eine Bestellung zunächst aus. Durch die betriebliche Auslagenerstattung kann die Buchhaltung das Geld an den Mitarbeiter zurücküberweisen. Dazu muss der Arbeitnehmer alle Quittungen und Belege vorlegen, damit das Finanzamt die Kosten als Betriebsausgaben anerkennt.

Die verschiedenen Arten von betrieblichen Auslagen

Die Belegschaft eines Unternehmens kann nicht jede Rechnung zur Auslagenerstattung bei der Buchhaltung einreichen. Es muss sich um Kosten handeln, die im täglichen Geschäftsalltags anfallen und die typisch für den Betrieb sind.

In der Praxis lassen sich Mitarbeiter vor allem diese Auslagen erstatten:

• Reisekosten für Dienstreisen
• Hotelrechnungen oder andere Übernachtungskosten
• Parkgebühren und Garagenkosten
• Verpflegungspauschale und Tagegeld
• Ausgaben für Geschäftsessen mit Kunden und Lieferanten
• Eintrittsgelder für Messen, Kongresse oder Events
• Gebühren für Seminare und Fortbildungen
• Kosten für das Diensthandy und den beruflich genutzten Laptop
• Aufwendungen für Büromaterial und Porto
• Ausgaben für Geschenke an Kunden

Auslagen und Steuern – gibt es eine steuerfreie Erstattung?

Wenn die Auslagenerstattung für den Mitarbeiter korrekt abläuft, fallen gemäß § 3 Nr. 50 EStG weder Steuern noch Sozialabgaben an. Das liegt daran, dass durch die Ausgaben das Vermögen des Unternehmens nicht geringer wird und das Gehalt des Arbeitnehmers sich nicht erhöht. Allerdings muss das Finanzamt davon überzeugt werden, dass es sich tatsächlich um Auslagen handelt. Daher prüft der Finanzbeamte besonders diese Punkte:

• Sind die Ausgaben für den Geschäftsbetrieb notwendig?
• Trägt der Betrieb die vollen Kosten?
• Bleibt der gekaufte Gegenstand Eigentum des Unternehmens?
• Ist kein Eigeninteresse des Mitarbeiters vorhanden, den Gegenstand zu erwerben?
• Gibt es für jeden gekauften Posten eine Rechnung oder eine Quittung?

Welche Rechnung zur Auslagenerstattung?

Wenn ein Mitarbeiter zur Auslagenerstattung der Buchhaltung Belege vorlegt, muss er auf diese Einzelheiten achten:

• Für Beträge bis 250,00 Euro reicht der Kassenbon als Kaufbeleg aus. Falls der Arbeitgeber den Vorsteuerabzug beim Finanzamt geltend machen möchte, muss der Beleg auf den Namen der Firma ausgestellt sein.
• Bei mehr als 250,00 Euro muss der Arbeitnehmer eine rechtskonforme Rechnung vorlegen, die alle gesetzlichen Bestandteile gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) aufweist. Rechnungsempfänger muss das Unternehmen sein.

Auslagen, durchlaufende Gelder oder Sachbezug: Wo liegen die Unterschiede?

Im Einkommensteuergesetz ist sowohl von durchlaufenden Geldern als auch von Auslagen die Rede. Außerdem kennt das Gesetz noch Sachbezüge, die Arbeitnehmer ebenfalls erhalten können. Es gibt jedoch Unterschiede zwischen den verschiedenen Ausgaben, die ein Betrieb seinen Mitarbeitern ersetzen kann:

Auslagen:

• Auslagen sind betriebliche Kosten, die von einzelnen Arbeitnehmern zunächst aus eigener Tasche bezahlt werden. Die Auslagenerstattung durch die Buchhaltung erfolgt erst, nachdem die Kosten entstanden sind. Häufig handelt es sich um einmalige Ausgaben für Gegenstände, die anschließend Eigentum des Unternehmens werden. Die Mitarbeiter gehen in Vorleistung und erhalten die Erstattung nach der Aufwendung.

Durchlaufende Gelder:

• Im Gegensatz zu den Auslagen werden durchlaufende Gelder an die Mitarbeiter gezahlt, bevor es zu einem Kauf kommt. In vielen Fällen ist die Höhe des Betrages bekannt, weil es sich um regelmäßige Ausgaben für Abonnements oder andere regelmäßige Zahlungen handelt. Die Mitarbeiter gehen bei den durchlaufenden Geldern nicht in Vorleistung, sondern erhalten die Erstattung schon vor der Aufwendung.

Sachbezüge:

• Bei einem Sachbezug handelt es sich um eine Leistung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, die nicht aus Geld, sondern aus einer Sache oder einer Dienstleistung besteht. Die Mitarbeiter müssen den Sachbezug ab einem Wert von 50,00 Euro als sogenannten geldwerten Vorteil versteuern. Typische Beispiele für Sachbezüge sind Arbeitskleidung, Privatfahrten mit dem Dienstwagen, Tankgutscheine oder die private Nutzung des Diensthandys.

Pauschale Auslagenerstattung für Mitarbeiter: ein Sonderfall

Wenn ein Unternehmen als Auslagenerstattung an die Mitarbeiter eine Pauschale zahlt, gilt der pauschale Auslagenersatz grundsätzlich als Arbeitslohn und muss versteuert werden. Um die Steuern zu vermeiden, kann der Arbeitnehmer die Ausgaben für mindestens drei Monate aufzeichnen und die dazugehörenden Belege sammeln. So kann das Finanzamt überzeugt werden, dass es sich um wiederkehrende Zahlungen handelt, bei denen die Pauschale ungefähr den tatsächlichen Aufwendungen entspricht, sodass sich der Arbeitnehmer nicht bereichert.

Hier eine Aufstellung von Auslagen, bei denen eine Pauschale ausdrücklich vorgesehen ist:

• Berufliche Telefonkosten von 20 % der Monatsrechnung, maximal 20,00 Euro im Monat
• Reisenebenkosten wie die Nutzung von Sanitäranlagen durch Lkw-Fahrer
• Elektrisches Aufladen eines E-Autos als Firmenwagen an der privaten Wallbox des Arbeitnehmers

Wie wird die Auslagenerstattung in der Buchhaltung abgewickelt?

So läuft eine Auslagenerstattung für die Mitarbeiter in der Praxis ab:

1. Die Mitarbeiter strecken Reisekosten oder Beträge zum Einkauf von Kundengeschenken, Büromaterial oder anderen Dingen vor.
2. Anschließend reichen die Arbeitnehmer die Rechnungen oder Kassenbons bei der Buchhaltung ein.
3. Ein Sachbearbeiter oder ein Vorgesetzter prüft, ob die Kosten angemessen sind und den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Anschließend genehmigt der Vorgesetzte den Auslagenersatz.
4. Die Mitarbeiter der Buchhaltung verbuchen die einzelnen Beträge auf den entsprechenden Konten wie Reisekosten oder Büromaterial.
5. Anschließend weist die Buchhaltung die Auszahlung an die Mitarbeiter an. Dies kann durch eine Überweisung auf das Bankkonto des Mitarbeiters oder im Rahmen der nächsten Gehaltsabrechnung erfolgen. Echte Auslagen, die nicht als Sachbezug gelten, werden steuerfrei zusätzlich zum Gehalt gezahlt.
6. Alle Bearbeitungsschritte müssen sorgfältig dokumentiert und die Belege für eine Prüfung durch das Finanzamt aufbewahrt werden.

Auslagenerstattung bedeutet viel Aufwand

Wie die oben genannten Bearbeitungsschritte zeigen, bedeutet die betriebliche Auslagenerstattung für die Buchhaltung viel Arbeit. Selbst in einem mittelständischen Betrieb können täglich Mitarbeiter bei der Buchhaltung vorbeischauen und Rechnungen oder Quittungen einreichen. Bei der manuellen Bearbeitung muss dazu in der Regel ein Abrechnungsformular ausgefüllt und von dem Mitarbeiter sowie seinem Vorgesetzten unterschrieben werden.

Bei der weiteren Bearbeitung kämpft die Buchhaltung mit den zahlreichen Belegen, die sortiert, geprüft, gebucht und archiviert werden müssen. Die Arbeit ist sehr zeitaufwendig und es kann zu Fehlern kommen. Dadurch erhalten die Mitarbeiter das verauslagte Geld erst spät oder nicht in voller Höhe wieder zurück. Das führt zu Reklamationen und einer unzufriedenen Belegschaft. Darum suchen viele Unternehmen nach Alternativen, um die Auslagenerstattung für die Mitarbeiter und die Buchhaltung schneller und einfacher zu gestalten.