Rechnungen müssen bestimmte Angaben verpflichtend beinhalten. In diesem Artikel finden Sie alles, was Sie wissen müssen.
Sie sind Gründer oder bearbeiten die Buchhaltung in einem kleinen oder mittleren Unternehmen (KMU)? Dann kennen Sie vermutlich die Herausforderungen einer korrekten Rechnungsstellung. Die Anforderungen an ein Rechnungsformular sind vielfältig und Sie dürfen keine Pflichtangaben auf der Rechnung vergessen. Name und Anschrift von Leistungsempfänger und leistenden Unternehmen, Datum, Rechnungsnummer, Bruttobetrag, Nettobetrag, Zahlungsbedingungen – Ihnen schwirrt schon der Kopf? Keine Sorge, unser Ratgeber erklärt alle Bestandteile einer Rechnung und hilft Ihnen, Ärger mit dem Finanzamt oder Ihren Kunden zu vermeiden.
Im Geschäftsleben werden täglich zahlreiche Rechnungen ausgestellt. Dabei müssen die Unternehmen diese zehn Bestandteile gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) auf der Rechnung unterbringen:
Unternehmen müssen ihren vollständigen Namen und die Adresse, unter der die Firma zu erreichen ist, auf der Rechnung angeben. Bei Personengesellschaften (GbR, OHG, KG und PartG) und Kapitalgesellschaften(GmbH, UG, AG und KGaA) muss die Rechtsform ebenfalls angegeben werden. Bei Einzelunternehmen und Freiberuflern reichen Name und Vorname als Angaben aus.
Die Steuernummer erhalten Sie von dem für Sie zuständigenFinanzamt. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) beantragen Sie beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Sie benötigen die USt-IdNr. insbesondere dann, wenn Sie Geschäfte mit ausländischen Unternehmen in einem Land der Europäischen Union(EU) abwickeln.
Die Rechnungsnummer sollte fortlaufend zugewiesen werden. Das Format der Rechnungsnummer können Sie selbst bestimmen. Achten Sie darauf, dass Sie jede Rechnungsnummer nur einmal vergeben!
Eine weitere Anforderung an die Rechnung ist eine detaillierte Auflistung der gelieferten Ware oder der erbrachtenDienstleistungen. Unterteilen Sie die Positionen beispielsweise in Produkte mit Maßen und Gewicht, Maschinenleistungen, Zeitaufwand und Löhne.
Den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung können Sie entweder mit dem genauen Datum angeben oder Sie weisen darauf hin, dass das Datum des Lieferscheins dem Leistungsdatum entspricht. Es reicht nicht aus, wenn Sie kommentarlos den Lieferschein der Rechnung beilegen oder wenn die Rechnung gleichzeitig als Lieferschein dient. Denken Sie in jedem Fall an den Hinweis auf der Rechnung, damit es keine Beanstandung bei der Prüfung durch das Finanzamt gibt!
Zu den gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung gehören die Angaben von Nettobetrag, gegebenenfalls Skonto oder Rabatt und den angewandten Steuersätzen. Übliche Skontoabzüge sind 2 % oder 3 %, wenn der Käufer die Rechnung innerhalb von 10–14 Tagen bezahlt. Für einige Produkte wie Zeitschriften, Bücher, Lebensmittel oder Konzerttickets gilt ein ermäßigter Umsatzsteuersatz. Ansonsten wird die volle Umsatzsteuer fällig – außer es handelt sich um eine dieser Leistungen, für die keine Umsatzsteuer anfällt:
Der Bruttobetrag gehört nicht zu den Pflichtangaben einer Rechnung. Trotzdem wird der Betrag in der Regel angegeben, um dem Käufer einen Gesamtüberblick über seine Ausgaben zu geben.
Wenn Sie bestimmte Leistungen erbringen wie die Renovierung eines Badezimmers im Haus einer Privatperson oder andere grundstücksbezogene Lieferungen oder Dienstleistungen, müssen Sie den Rechnungsempfänger darauf hinweisen, dass er die Rechnung mindestens zwei Jahre lang aufbewahren muss.
Wenn Sie eine sogenannte Kleinbetragsrechnung mit einemRechnungsbetrag von weniger als 250,00 Euro ausstellen (einschließlich USt.), können Sie auf einige verpflichtende Bestandteile der Rechnung verzichten. Gemäß § 33Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) muss eine Rechnung über Kleinbeträge lediglich diese Angaben enthalten:
Eine Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder eine Rechnungsnummer sowie der Name und die Anschrift des Leistungsempfängers müssen auf einer Kleinbetragsrechnung nicht angegeben werden.
Achtung: Die genannten Ausnahmen dürfen nicht mit den Besonderheiten für Kleinunternehmer verwechselt werden! Als Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG stellen Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus, da Sie Ihre Lieferungen oder Leistungen umsatzsteuerfrei erbringen. Trotzdem müssen Ihre Ausgangsrechnungen alle übrigen neun oben genannten gesetzlichen Anforderungen an Rechnungen erfüllen. Damit der Rechnungsempfänger darüber informiert ist, dass Sie keine Umsatzsteuer in der Rechnung ausweisen, können Sie folgenden Hinweis auf der Rechnung anbringen: „Kein Steuerausweis wegen Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG“.
Das Umsatzsteuergesetz macht zwar ausführliche Vorgaben über die Pflichtangaben auf einer Rechnung, aber es gibt weitere nützliche Bestandteile, die sich auf Ihren Ausgangsrechnungen befinden sollten. Dazugehört vor allem Ihre Bankverbindung, damit der Rechnungsempfänger schnell und einfach eine Überweisung ausführen kann. Außerdem können Sie ein Zahlungsziel angeben, das aus einem festen Datum oder einem Zeitraum bestehen kann. Beispiele dafür sind:
Wenn Sie den Rechnungsbetrag per Lastschrift einziehen, kann das Rechnungsformular die vorgeschriebene Vorabinformation (Pre-Notification) enthalten. Dazu muss die Rechnung einige Tage vor der Abbuchung beim Empfänger ankommen. Achten Sie in diesem Fall also auf den rechtzeitigen Postversand oder versenden Sie die Rechnung per E-Mail.
Sie können problemlos online eine Rechnung ausstellen und sie Ihrem Geschäftspartner per E-Mail zusenden. Beim Versand der digitalen Rechnung müssen Sie darauf achten, dass es sich um eine unveränderbare PDF-Datei handelt, die Sie der E-Mail anhängen. Ab 2025 wird die E-Rechnung verpflichtend. Das ist ein elektronisches Rechnungsformat als XML-Datei, das auf der Basis von strukturierten Daten erstellt wird.
Nicht nur für den Verkäufer, sondern auch für den Rechnungsempfänger können fehlende Angaben auf der Rechnung Konsequenzen haben. Um Ihre Geschäftspartner nicht zu verärgern und um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollten Sie darauf achten, dass alle gesetzlichen Bestandteile auf Ihren Rechnungen vorhanden sind.
Bei einer Eingangsrechnung muss die Umsatzsteuer ausgewiesen sein, damit der Rechnungsempfänger die Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen kann. Falls bei einer Ausgangsrechnung die Rechnungsnummer fehlt, kann das Finanzamt Steuerhinterziehung vermuten. Wenn bei einer Steuerprüfung mehrere fehlerhafte Rechnungen entdeckt werden, kann die gesamte Buchhaltung angezweifelt und die Einnahmen geschätzt werden. Das führt in der Regel zu einer höheren Steuerzahlung und kann dem Ruf des Unternehmens schaden.
Wenn Sie feststellen, dass Pflichtangaben auf einer Rechnung fehlen, die Sie ausgestellt haben, sollten Sie sofort reagieren und die Rechnung berichtigen. Dabei kommt es auf den richtigen Zeitpunkt an, um die Korrektur richtig auszuführen:
Hinweis: Korrigieren Sie eine fehlerhafte Eingangsrechnung niemals selbst, sondern weisen Sie den Aussteller auf die fehlenden Bestandteile der Rechnung hin und fordern Sie eine neue Rechnung an.
Die gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung überfordern Sie oder Sie haben weder Zeit noch Lust, sich zu lange mit der korrekten Rechnungsstellung zu beschäftigen? Dann stehen Ihnen verschiedene Rechnungsprogramme und Vorlagen zur Verfügung, mit denen Sie Rechnungen ausstellen können. Doch auch hier gibt es einige Fallen und nicht jedes Programm erfüllt alle Anforderungen an eine Rechnung.
Anwendungen wie Word oder Excel bieten Vorlagen für Rechnungen an. Allerdings entsprechen die Vorlagen nicht den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen undUnterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Außerdem müssen in die Dateien die meisten Daten von Hand eingetragen werden, was eine zusätzliche Fehlerquelle ist und viel Arbeit und Zeitaufwand bedeutet.
Vorlagen mit den gesetzlichen Bestandteilen einer Rechnung sind schon hilfreicher, bieten aber auch Fallstricke. So kann es vorkommen, dass eine Rechnungsnummer versehentlich zweimal genutzt wird oder dass die Vorlage nicht ordnungsgemäß abgespeichert wird.
Am schnellsten und einfachsten erstellen Sie eine Rechnung mit dem Rechnungsprogramm von Amply. Sie können sicher sein, dass Sie bei der Ausstellung sämtliche Pflichtangaben beachten und dass die Rechnung GoBD-konform ausgestellt wird. Nutzen Sie die14-tägige kostenfreie Testphase und erstellen Sie in kurzer Zeit professionelleRechnungen mit wenigen Klicks!
