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GoBD einfach erklärt

Nicht jedem Unternehmen ist klar, dass es sich an die GoBD halten muss. In diesem Artikel finden Sie alles, was Sie wissen müssen.

GoBD ist die Abkürzung für die lange Bezeichnung: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die Grundsätze wurden erstmals am 14. November 2014 vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) veröffentlicht und am 28. November 2019 in einer Neufassung überarbeitet. Die neueste Fassung ist seit dem 1. Januar 2020 gültig und muss von Unternehmen sowie von Selbstständigen, Kleinunternehmern und Freiberuflern beachtet werden. Die Einhaltung der GoBD konformen Prinzipien für Geschäftsbücher und andere Aufzeichnungen führt dazu, dass die Unterlagen als steuerliche Nachweise vom Finanzamt anerkannt werden.

Nicht jedem Unternehmer ist klar, dass auch er sich an die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung sowie die Archivierung der Unterlagen halten muss. Darum erklären wir in diesem Ratgeber, wie sich die GoBD entwickelt hat, was ihre Grundsätze sind, für wen die Vorschriften gelten, warum die Verfahrensdokumentation so wichtig ist und wann Sie einen Verstoß gegen die Richtlinien begehen.

Die Entwicklung der GoBD

Sowohl das Bundesfinanzministerium als auch die Finanzbehörden der Länder haben Anfang der 2000er-Jahre erkannt, dass in deutschen Unternehmen immer mehr Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Um für diese Art der Bearbeitung eine gemeinsame Grundlage zu schaffen und um eine einheitliche Behandlung zu gewährleisten, wurden die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ verfasst. Nicht nur die Finanzbehörden, sondern auch Steuerberater und Wirtschaftsverbände haben an der Ausarbeitung mitgewirkt, um eine Umsetzung in der Praxis zu ermöglichen.

Da sich die digitalen Möglichkeiten zur Verarbeitung und Speicherung von geschäftlichen Unterlagen ständig weiterentwickeln, wurde die erste GoBD-Fassung schon nach fünf Jahren überarbeitet. Mit der neuen Fassung sind nun auch das Abfotografieren von Belegen mit dem Handy und die Speicherung in einer Cloud erlaubt. Dabei müssen die Unternehmen auf eigene Kosten gewährleisten, dass die gespeicherten Daten sicher sind und weder gelöscht noch verändert werden können. Außerdem müssen alle Unterlagen schnell aufrufbar sein, falls sich ein Finanzprüfer, der Steuerberater oder ein anderer Außenstehender einen Überblick über die Buchhaltung verschaffen möchte.

Was sind die Grundsätze der GoBD?

Hinweis: Die BMF-Schreiben umfassen jeweils circa 40 Seiten mit den einzelnen Anforderungen an GoBD konforme Unterlagen und Arbeitsschritte. Daher enthält dieser Ratgeber nur eine Zusammenfassung der wichtigsten Bestimmungen. Ob Sie in Ihrem Unternehmen bei jedem Bearbeitungsschritt die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung einhalten, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater besprechen.

Die GoBD-Grundsätze beziehen sich vor allem auf die elektronische Buchhaltung, die in den meisten Unternehmen praktiziert wird. Es kommt nur noch selten vor, dass ein Geschäftsmann mit einem Karton voller Unterlagen bei seinem Steuerberater erscheint oder dass der Prüfer vom Finanzamt in einen staubigen Archivraum geführt wird. Stattdessen wird ein Großteil der Belege elektronisch erstellt oder erfasst, auf diesem Weg bearbeitet und anschließend archiviert.

Für die elektronischen Belege gelten dieselben Prinzipien wie für manuell erstellte Dokumente in Papierform. Das bedeutet, dass die Unterlagen weder verändert noch vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden dürfen. Außerdem müssen die Belege sicher und jederzeit abrufbar archiviert werden, ohne dass unbefugte Personen Zugriff darauf haben.

Bei der täglichen Buchhaltung müssen die Unternehmen darauf achten, dass die Belege diese Kriterien erfüllen:

  1. nachvollziehbar
  2. nachprüfbar
  3. vollständig
  4. richtig
  5. ordnungsgemäß
  6. zeitgerecht erfasst
  7. unveränderbar
  8. sicher
  9. verfügbar

Die ersten beiden Anforderungen Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit werden durch diesen altbekannten Grundsatz aus der Buchhaltung erreicht: „Keine Buchung ohne Beleg“. Das bedeutet, dass jedem Buchungsvorgang ein Beleg zugeordnet werden muss. Die Art des Beleges ist abhängig von dem zugrunde liegenden Geschäftsvorfall und kann wie folgt aussehen:

  • Kaufverträge
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine
  • Rechnungen
  • Kontoauszüge
  • Quittungen bei Barzahlung
  • Briefe und E-Mails
  • Arbeitsanweisungen

Bei Belegen in Papierform müssen Angaben zu dem jeweiligen Geschäftsvorfall direkt auf dem Beleg notiert werden. Bei digitalen Belegen reicht es aus, einen Datensatz, einen Index oder einen Barcode mit Angaben zur Kontierung mit dem Beleg zu verknüpfen.

Um die Vollständigkeit zu gewährleisten, müssen Unternehmen für jeden Geschäftsvorfall einen eigenen Vorgang erstellen. Es gibt nur wenige Ausnahmen, bei denen der Steuerpflichtige nachweisen muss, dass es ihm aus technischen, betriebswirtschaftlichen oder praktischen Gründen nicht möglich war, den Geschäftsvorfall aufzuzeichnen. Eine solche Ausnahme ist eine sogenannte offene Ladenkasse, wie sie beispielsweise auf Wochenmärkten genutzt wird. Da es sich nicht um ein elektronisches System handelt und auf dem Wochenmarkt in der Regel viel Verkehr herrscht, ist es dem Standbetreiber nicht möglich, jeden Verkauf einzeln nachzuhalten.

Die Richtigkeit der Belege sollte für jeden Kaufmann selbstverständlich sein. Die Belege dürfen nur für tatsächlich abgewickelte Geschäfte ausgestellt werden und müssen wahrheitsgemäße Angaben enthalten. Außerdem gehören die einzelnen Schritte einer ordnungsgemäßen Kontierung zur richtigen Buchhaltung:

  1. Erfassung der Belege mit Eingangsdatum und Eingangsstempel
  2. Sortierung der Dokumente in der korrekten chronologischen Reihenfolge
  3. Überprüfung der Unterlagen auf ihre Richtigkeit

Die Ordnungsmäßigkeit ergibt sich aus den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung. Diese besagen, dass Belege unter anderem nach diesen Kriterien gesondert verbucht werden müssen:

  • steuerpflichtige Umsätze
  • steuerfreie Umsätze
  • nicht steuerbare Umsätze
  • Barzahlungen
  • unbare Zahlungen

Außerdem darf jeder Vorgang nur einmal gebucht werden und muss eine einmalige Belegnummer oder Rechnungsnummer tragen. Durch die verschiedenen Kategorien ergibt sich eine übersichtliche Buchhaltung, die auch von Dritten schnell überblickt und geprüft werden kann.

Für eine GoBD konforme zeitgerechte Erfassung steht den Geschäftsleuten kein unbegrenzter Zeitraum zur Verfügung. Stattdessen besagen die Vorschriften, dass Einnahmen und Ausgaben, die bar über die Ladenkasse erfolgen, taggleich und chronologisch erfasst werden müssen. Eingangsrechnungen für Wareneinkäufe oder andere Kosten müssen Sie innerhalb von acht Tagen einscannen, mit dem Handy abfotografieren oder elektronisch speichern. Um die Frist nicht zu verpassen, sollte der Posteingang täglich bearbeitet werden.

Wenn Sie eine Rechnung ausstellen und Ihrem Kunden zusenden, damit er den Rechnungsbetrag überweisen kann, muss der unbare Geschäftsvorgang spätestens nach zehn Tagen in Ihrem System erfasst sein.

Die Gefahr, diese Frist zu verpassen, besteht vor allem dann, wenn Sie die Rechnungen mithilfe einer Vorlage oder eines Rechnungsgenerators erstellen. Nutzen Sie stattdessen die Rechnungssoftware von Amply. Mit den einfach zu bedienenden Anwendungen erstellen Sie mit nur wenigen Klicks Ausgangsrechnungen, die sofort GoBD konform abgespeichert werden. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf und überzeugen Sie sich in einer zweiwöchigen kostenlosen Testphase von den zahlreichen Vorteilen einer zentralen Plattform für Ihre geschäftlichen Finanzen!

Um die Unveränderbarkeit der Belege sicherzustellen, müssen alle Änderungen lückenlos dokumentiert werden. Dazu müssen die Steuerpflichtigen dafür sorgen, dass alle erfassten Dokumente, Aufzeichnungen und Buchungen nicht mehr gelöscht oder ohne Kenntlichmachung geändert, überschrieben, verfälscht oder gelöscht werden können. Um die Unveränderbarkeit zu gewährleisten, kann das Unternehmen entweder eine fälschungssichere Hardware einsetzen oder die Zugriffsberechtigungen der Belegschaft einschränken. Auch eine entsprechende Software mit Sperren, Löschmerkern, einer Änderungshistorie und automatischen Protokollen dient der Unveränderbarkeit der Daten.

Diese Maßnahmen sorgen gleichzeitig für die geforderte Datensicherheit. Wenn nur ausgewählte Mitarbeitende an bestimmten Daten arbeiten können, verringert sich die Gefahr von Veränderungen oder der versehentlichen Löschung eines Datensatzes. Auch unberechtigte Eingaben werden durch Zugriffsbeschränkungen und erweiterte Kontrollmaßnahmen wie das Vier-Augen-Prinzip verhindert. Genauere Vorgaben zur Datensicherheit finden sich nicht in den GoBD-Vorgaben. Stattdessen weist die Finanzverwaltung darauf hin, dass jedes Unternehmen selbst entscheiden muss, welches System zur Datenverarbeitung und zur Datensicherung den täglichen Geschäftsvorgängen entspricht.

Die Verfügbarkeit der Belege bezieht sich vor allem darauf, dass ein Steuerprüfer jederzeit auf die Daten zugreifen kann. Doch auch für das Unternehmen ist es bei Rückfragen und Reklamationen von Vorteil, wenn die entsprechende Rechnung oder der zugehörige Lieferschein schnell gefunden werden. Die Verfügbarkeit muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein:

  • 6 Jahre: Diese Aufbewahrungsfrist gilt für alle Unterlagen, die nicht als Buchungsgrundlagen dienen wie Geschäftsbriefe, Versicherungspolicen oder Angebote.
  • 10 Jahre: Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt für alle buchungsrelevanten Unterlagen wie Bilanzen, Rechnungen, Kontoauszüge, Steuererklärungen und Jahresabschlüsse.

Eine Löschung der Daten ist erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist erlaubt. Eingescannte Unterlagen in Papierform dürfen nur dann vernichtet werden, wenn es keine steuerlichen oder außersteuerlichen Vorschriften gibt, die Originale zu archivieren. So müssen beispielsweise Urkunden eines Notars oder Zollbelege immer im Original aufbewahrt werden.

Für wen gelten die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung?

Jeder Kaufmann ist nach § 238 ff. Handelsgesetzbuch (HGB) dazu verpflichtet, die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung einzuhalten. Dazu gehören auch die GoBD-Grundsätze, die sich zusätzlich auf §§ 145 bis 147 Abgabenordnung (AO) sowie auf einzelne Steuergesetze wie das Einkommensteuergesetz und das Umsatzsteuergesetz beziehen. Dabei spielt die Größe des Unternehmens keine Rolle. Ob Sie Ihren Geschäftsertrag durch eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) und eine Bilanz oder mithilfe der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln, die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung gelten für alle Unternehmensbereiche und Systeme:

  • Buchhaltungssystem oder ERP-System, also eine Anwendung zur elektronischen Ressourcenplanung
  • Kassensystem
  • Anlagenbuchhaltung
  • Lohnbuchhaltung
  • Zahlungsverkehr und Kontoführung
  • Fakturierung
  • Archiv
  • Kostenmanagement
  • Dokumentenverwaltung
  • Warenwirtschaftssystem
  • Zeiterfassungssysteme

Auf Verlangen des Finanzamts müssen Sie einem Betriebsprüfer Zugriff auf die Daten gewähren. Dazu können Sie die Daten auf einen Datenträger überspielen oder der Prüfer loggt sich in Ihrem Computer ein und liest die Daten selbst aus.

Warum die Verfahrensdokumentation so wichtig ist

Bei einer Betriebsprüfung müssen Sie gegebenenfalls nachweisen, dass Sie alle geschäftlichen Unterlagen GoBD konform erfasst, bearbeitet und gespeichert haben. Dazu müssen Sie in Ihrem Betrieb verschiedene Kontrollen einführen und die einzelnen Kontrollschritte protokollieren.

Den Nachweis können Unternehmen durch die sogenannte Verfahrensdokumentation erbringen. Dabei handelt es sich um eine Aufstellung aller organisatorischen und technischen Prozesse, die bei einer ordnungsgemäßen Kassenführung, in der Buchhaltung oder bei dem sogenannten ersetzenden Scannen zur Digitalisierung von Belegen anfallen.

Die Verfahrensdokumentation unterteilt sich in der Regel in fünf Abschnitte:

  1. allgemeine Beschreibung des Prozesses
  2. Anwenderdokumentation
  3. Betriebsdokumentation
  4. technische Systemdokumentation
  5. internes Kontrollsystem (IKS)

Auch als Kleinunternehmer sind Sie verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation für die oben genannten Vorgänge in Ihrem Betrieb zu erstellen. Es handelt sich jeweils um eine individuelle Dokumentation, da in jedem Unternehmen andere IT-Systeme zum Einsatz kommen, verschiedene Abteilungen oder Sachbearbeiter für bestimmte Prozesse zuständig sind oder es branchenspezifische Unterschiede gibt.

Muster einer Verfahrensdokumentation

Hier ein Muster für eine Verfahrensdokumentation für die Belegablage nach GoBD:

Einleitung:

  • Gemäß den GoBD-Grundsätzen müssen Unternehmen eine ordnungsgemäße Belegablage gewährleisten. Diese Verfahrensdokumentation beschreibt die Erfassung, Bearbeitung und Archivierung von digitalen und physischen Belegen.

Verantwortlich für die Belegablage sind diese Abteilungen und Personen:

  • Buchhaltungsabteilung für die Prüfung und Erfassung
  • IT-Abteilung für die Einrichtung und die Wartung der elektronischen Ablagesysteme
  • Datenverantwortlicher für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen

Physische Belege werden durch die Mitarbeiter der Buchhaltung wie folgt erfasst:

  • bei Eingang Prüfung der Belege und unverzügliche Bearbeitung
  • Einscannen der Belege
  • Speichern im PDF-Format
  • genaue Bezeichnung zur eindeutigen Identifikation
  • geordnete Ablage nach Eingangsdatum beziehungsweise Vernichtung der Belege, falls nach den GoBD-Vorschriften erlaubt

Die Belegerfassung digitaler Belege läuft wie folgt ab:

  • nach Eingang automatische Erfassung und Übertragung in das Ablagesystem
  • genaue Bezeichnung zur eindeutigen Identifikation
  • regelmäßige Datensicherung in der Cloud

Überwachung der Aufbewahrungsfristen:

  • automatisierte Überwachung der Aufbewahrungsfristen bei digitalen Belegen
  • manuelle Überwachung der Aufbewahrungsfristen bei physischen Belegen durch die Buchhaltungsabteilung
  • nach Ablauf der Fristen erfolgt die ordnungsgemäße Vernichtung der Unterlagen oder Löschung der Daten

Revisionssicherheit:

  • Der Datenbeauftragte und die IT-Abteilung überprüfen regelmäßig die Systemprotokolle und stellen sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Systeme haben. Alle Änderungen an den Belegen werden lückenlos dokumentiert.

Die Aktualität dieser Verfahrensdokumentation wird durch die folgenden Maßnahmen sichergestellt:

  • regelmäßige Überprüfung der Prozesse und Anpassung der Dokumentation bei Änderungen
  • Schulung neuer Mitarbeiter im Rahmen der Einarbeitung beziehungsweise langjähriger Mitarbeiter bei Bedarf

Was sind Verstöße gegen die GoBD?

Im Geschäftsleben kann es schnell zu einem Verstoß gegen die GoBD kommen, ohne dass es den beteiligten Personen bewusst ist. Darum ist es wichtig, sich mit den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung vertraut zu machen, um GoBD konforme Belege zu erstellen.

Hier einige typische Verstöße:

  • Automatische Speicherung von Dateien: Achten Sie darauf, ob bei der automatischen Speicherung tatsächlich alle Änderungen an dem Dokument gespeichert werden. Wenn es sich nur um das Abspeichern des letzten Änderungsdatums handelt, liegt keine GoBD konforme Speicherung vor!
  • Protokoll über die Einrichtung des Kassensystems fehlt: Sie bekommen in Ihrem Laden eine neue elektronische Kasse und der Servicetechniker installiert und programmiert das Kassensystem? Dann achten Sie darauf, dass Ihnen der Techniker das Protokoll über diese Arbeitsschritte aushändigt. Ansonsten kann es bei einer Betriebsprüfung zu einer Beanstandung und zur Schätzung der Einnahmen kommen.

Rechnungserstellung in Word oder Excel: Vor allem Kleinunternehmer und KMU neigen dazu, Rechnungen noch immer in einer Word-Datei oder mithilfe einer Excel-Vorlage zu erstellen. Selbst wenn die Rechnung alle Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz enthält, handelt es sich nicht um eine Rechnung, die den GoBD-Vorschriften entspricht. Es können jederzeit Änderungen an der Rechnung vorgenommen werden, sodass die Rechnungsdaten nicht unveränderbar sind. Mit der Rechnungssoftware von Amply gehen Sie kein Risiko ein und erstellen jederzeit GoBD konforme Rechnungen!

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