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Rechnung schreiben – alles was Sie wissen müssen

Rechnungen schreiben kann im ersten Moment kompliziert erscheinen, ist aber ganz einfach, wenn Sie wissen, wie es geht. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen.

Rechnungen ausstellen – das hört sich nicht nach dem spannendsten Teil des Geschäftslebens an, sorgt aber für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. Was nützen Ihnen die erfolgreichsten Verkäufe, wenn Ihre Kunden keine oder eine fehlerhafte Rechnung erhalten und das Geld nicht bei Ihnen ankommt? In diesem Ratgeber erklären wir, wie Sie Rechnungen schnell und einfach ausstellen können und geben Antworten auf die wichtigsten Fragen zum Thema Rechnungen:

• Wer darf eine Rechnung ausstellen?

• Welche Rechnungsarten gibt es?

• Korrekte Rechnung erstellen: Worauf muss ich achten?

• Rechnungssoftware, Vorlagen oder Rechnungsgenerator – Vorteile und Nachteile

• GoBD-konforme Rechnung schreiben

• Wie lange darf ich nachträglich eine Rechnung ausstellen?

• Wie versende ich die Rechnung?

Wer darf eine Rechnung ausstellen?

Nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) dürfen nur Unternehmen eine Rechnung erstellen. Wenn eine Privatperson einen Beleg über eine erhaltene Zahlung aus einem Verkauf ausstellt, handelt es sich um eine Quittung. Bei Privatverkäufen müssen Verbraucher beachten, dass nur Verkäufe bis 600,00 Euro im Jahr steuerfrei sind. Höhere Einnahmen müssen in der Einkommensteuererklärung angegeben werden.

Als Unternehmen gelten sowohl Selbstständige mit Gewerbeschein als auch Freiberufler ohne Gewerbeanmeldung. Vereine dürfen ebenfalls Rechnungen schreiben, wenn sie eine Leistung für ein Unternehmen oder eine Organisation erbracht haben.

Der Verkäufer muss als Nachweis für jede erbrachte Dienstleistung oder gelieferte Ware eine Rechnung ausstellen, wenn es sich bei dem Käufer um ein anderes Unternehmen oder eine juristische Person handelt. Bei anderen Käufergruppen ist der Verkäufer berechtigt, freiwillig eine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn zu schreiben.

Bei der Rechnung handelt sich um ein rechtliches Dokument, das Details über die verkauften Produkte, den Preis einschließlich Steuern, die Zahlungsbedingungen und andere Einzelheiten enthält. Sowohl für den Käufer als auch für den Verkäufer ist die Rechnung ein wichtiges Dokument für die Buchhaltung, die Dokumentation der einzelnen geschäftlichen Transaktionen und für die Steuererklärung. Dem Finanzamt dienen die Rechnungen als Grundlage für eine Steuerprüfung und zur Überprüfung einer ordnungsgemäßen Buchführung.

Welche Rechnungsarten gibt es?

Im Geschäftsleben gibt es verschiedene Arten von Rechnungen, die sich je nach Art der erbrachten Leistung oder der gelieferten Produkte unterscheiden. Durch die Ausstellung der richtigen Rechnungsart können Käufer und Verkäufer die geschäftlichen Transaktionen transparent und nachvollziehbar abwickeln. Darum ist es für jeden Unternehmer wichtig, die unterschiedlichen Rechnungsarten zu kennen:

  • Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung
  • Anzahlungsrechnung
  • Teilrechnung
  • Abschlagsrechnung
  • Dauerrechnung
  • wiederkehrende Rechnung
  • Stornorechnung
  • Korrekturrechnung
  • Gutschrift
  • Schlussrechnung
  • Pauschalrechnung
  • Sonderformen wie Kleinbetragsrechnungen, Rechnungen nach dem Reverse-Charge-Verfahren oder Proformarechnungen
Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung

Jede Eingangsrechnung ist auch eine Ausgangsrechnung und umgekehrt. Das liegt daran, dass der Verkäufer aus seiner Sicht eine Ausgangsrechnung ausstellt, die bei dem Käufer als Eingangsrechnung ankommt. Eine Ausgangsrechnung erhöht die offenen Forderungen des Verkäufers und gleichzeitig die Verbindlichkeiten des Käufers.

Anzahlungsrechnung

Eine Anzahlungsrechnung stellt der Anbieter nach Auftragserteilung aus. Der Abnehmer zahlt den vereinbarten Betrag als Anzahlung, bevor überhaupt eine Leistung erbracht wird. Die Zahlung dient zur Vorfinanzierung und als Sicherheit für die Auftragserteilung.

Teilrechnung

Der korrekte buchhalterische Begriff für die Teilrechnung ist Teilschlussrechnung. Bei einer Teilrechnung hat der Lieferant oder Dienstleister einen Teil der Leistungen aus dem Vertrag erbracht. Mit jeder erledigten Teilleistung kann eine neue Teilrechnung ausgestellt werden, bevor es abschließend zur Schlussrechnung kommt.

Abschlagsrechnung

Eine Abschlagsrechnung ist ähnlich wie eine Teilrechnung, bezieht sich aber nicht auf eine bestimmte Teilleistung. Stattdessen erfolgt die Abschlagszahlung, sobald ein bestimmter Bauabschnitt fertiggestellt oder ein anderer Projektfortschritt erzielt ist.

Dauerrechnung

Dauerrechnungen finden sich häufig bei Mietverträgen, bei der Pacht von Grundstücken und Immobilien, beim Leasing oder bei Wartungsverträgen. Der Anbieter erbringt für die Dauer der Rechnung regelmäßig dieselbe Leistung, ohne dass sich der Preis ändert. Durch die Dauerrechnung ersparen sich beide Vertragsparteien monatliche oder vierteljährliche Rechnungen und können die Beträge in ihre Finanzplanung übernehmen.

Wiederkehrende Rechnung

Eine wiederkehrende Rechnung schreiben Verkäufer, die über einen längeren Zeitraum eine bestimmte Leistung zu einem festen Preis erbringen. Beispiele für wiederkehrende Rechnungen sind Abonnements für Zeitschriften oder Dienstverträge für die Reinigung der Geschäftsräume.

Stornorechnung

Durch eine Stornorechnung wird eine ausgestellte Rechnung storniert, die einen gravierenden Fehler enthält wie eine fehlende Steuernummer oder eine doppelt vergebene Rechnungsnummer. Die Stornorechnung ist immer dann erforderlich, wenn der Kunde die Rechnung bereits bezahlt hat. Um die Buchhaltung zu bereinigen, wird der Betrag der Stornorechnung ins Minus gesetzt. Anschließend wird eine neue Rechnung über denselben Betrag ausgestellt und im Plus verbucht. Dadurch ist die Buchhaltung ausgeglichen und beide Parteien können dem Finanzamt eine korrekte Rechnung vorlegen.

Korrekturrechnung

Eine Korrekturrechnung ist eine nachträgliche kaufmännische Gutschrift zur Reduzierung des Rechnungsbetrages, weil der Käufer Mängel angemeldet oder einen nachträglichen Rabatt ausgehandelt hat. Es handelt sich um die Berichtigung der ursprünglichen Rechnung. Falls der Aussteller die Berichtigung als Gutschrift bezeichnet, ist die Bezeichnung nach dem UStG zwar nicht korrekt. Trotzdem entstehen durch diese Gutschrift keine zusätzlichen Umsatzsteuerschulden, wie es bei einer „echten“ Gutschrift der Fall ist.

Wichtig: Eine Korrekturrechnung darf nicht mit einer Rechnungskorrektur verwechselt werden. Eine Rechnungskorrektur erfolgt bei einer falsch ausgestellten Rechnung, die noch nicht verbucht ist und die der Käufer noch nicht bezahlt hat. Durch eine Rechnungskorrektur kann der Verkäufer Fehler in der ursprünglichen Rechnung korrigieren. Ist die fehlerhafte Rechnung schon bezahlt und verbucht, muss eine Stornorechnung erstellt werden.

Gutschrift

Nach dem UStG ist eine Gutschrift eine umgekehrte Rechnung. Das bedeutet, dass der Leistungsempfänger eine Gutschrift für den Leistungserbringer erstellt. Bevor es zur Ausstellung der Gutschrift kommt, müssen beide Parteien eine Vereinbarung darüber geschlossen haben. Das Finanzamt sieht die Gutschrift wie eine Rechnung an, sodass der Beleg auch dieselben Pflichtangaben wie eine Rechnung enthalten muss. In der Praxis erstellen häufig Unternehmen eine Gutschrift für Leistungen eines Sub-Unternehmers, der ihnen in einem bestimmten Projekt zugearbeitet hat.

Wichtig: Eine Gutschrift ist eine eigenständige Rechnungsart und darf nicht mit einer Stornorechnung oder einer Korrekturrechnung verwechselt werden, die bei Fehlern, Mängeln und Reklamationen ausgestellt werden.

Schlussrechnung

Eine Schlussrechnung ist die letzte Rechnung, die nach Teilrechnungen oder Abschlagsrechnungen ausgestellt wird. Bei der Berechnung der Restzahlung werden die aus diesen Rechnungen bereits bezahlten Beträge berücksichtigt. Im Umsatzsteuergesetz wird die Schlussrechnung als Endrechnung bezeichnet. Wenn die Sachleistungen genau abgegrenzt werden können, kann das leistende Unternehmen nach Abschluss einer Teilleistung auch eine Teilschlussrechnung ausstellen.

Pauschalrechnung

Wenn Anbieter eine Rechnung ausstellen, die über einen Gesamtbetrag für sämtliche erbrachten Leistungen lautet, handelt es sich um eine Pauschalrechnung. Häufig wird vor der Pauschalrechnung ein Kostenvoranschlag erstellt, der detailliert alle Kostenfaktoren wie Material, Arbeitszeit, Zusatzarbeiten und sonstige Kosten enthält. Obwohl in der Pauschalrechnung nur ein Betrag aufgeführt wird, sollte der Verkäufer alle Leistungen einzeln auflisten, um Missverständnisse mit dem Käufer und dem Finanzamt zu vermeiden.

Kleinbetragsrechnung

Wenn Sie eine Rechnung erstellen, deren Betrag nicht höher als 250,00 Euro brutto ausfällt, handelt es sich um eine sogenannte Kleinbetragsrechnung. Da es sich bei der Grenze von 250,00 Euro um den Bruttobetrag handelt, müssen die Rechnungsaussteller schon bei geringeren Nettobeträgen darauf achten, ob es sich noch um eine Kleinbetragsrechnung handelt.

Der Nettobetrag berechnet sich bei den verschiedenen Umsatzsteuersätzen, umgangssprachlich auch als Mehrwertsteuer (MwSt.) bezeichnet, wie folgt:

  1. MwSt. 7 %: 250 € brutto minus 16,36 € MwSt. = 233,64 € netto
  2. MwSt. 19 %: 250 € brutto minus 39,92 € MwSt. = 210,08 € netto

Nach dem Umsatzsteuergesetz müssen Kleinbetragsrechnungen weniger Pflichtangaben enthalten als herkömmliche Handelsrechnungen. Vor allem der vollständige Name und die Adresse des Leistungsempfängers sowie die Steuernummer müssen auf der Kleinbetragsrechnung nicht aufgeführt sein. Außerdem muss die Kleinbetragsrechnung keine Rechnungsnummer enthalten. Dadurch soll es den Verkäufern erleichtert werden, eine Rechnung zu erstellen. Alltägliche Beispiele für Kleinbetragsrechnungen sind Kassenbons oder Taxiquittungen.

Es gibt jedoch auch Geschäftsvorfälle, bei denen eine Kleinbetragsrechnung trotz eines Rechnungsbetrages von weniger als 250,00 Euro nicht erlaubt ist:

  • innergemeinschaftliche Lieferungen
  • grenzüberschreitender Versandhandel
  • Leistungen nach dem Reverse-Charge-Verfahren für Kunden im Ausland

Rechnung schreiben für Kunden im Ausland

Wenn Sie mit ausländischen Gewerbekunden Geschäfte machen, kann es zu einer Umkehr der Steuerschuldnerschaft kommen. Das liegt an dem Reverse-Charge-Verfahren, das in § 13b UStG geregelt ist. Auf der Rechnung wird der Zusatz Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers angebracht, um darauf hinzuweisen, dass der Käufer im Ausland die Umsatzsteuer an sein heimisches Finanzamt abführen muss. Eine Reverse-Charge-Rechnung bietet mehrere Vorteile:

  • Der Verkäufer kann eine Nettorechnung ausstellen.
  • Deutsche Finanzbehörden müssen keine Steuerschulden im Ausland vollstrecken.
  • Der ausländische Käufer kann sich die Umsatzsteuer von seinem Finanzamt als Vorsteuer wieder erstatten lassen.

Proformarechnung

Der wichtigste Unterschied zwischen einer Proformarechnung und einer herkömmlichen Handelsrechnung liegt darin, dass die Proformarechnung den Empfänger nicht zur Zahlung eines Rechnungsbetrages auffordert. Stattdessen handelt es sich um eine kostenlose Lieferung von Warenmustern, Ersatzteilen, Spenden oder nicht zum Verkauf bestimmten Produkten ins Ausland. Die Behörden benötigen die Proformarechnung, um den Warenwert für den Zoll zu berechnen. Obwohl die Proformarechnung keine Zahlungsaufforderung enthält, muss sie alle Pflichtangaben einer Handelsrechnung enthalten.

Korrekte Rechnung erstellen: Worauf muss ich achten?

Bei der Gestaltung des Rechnungsformulars hat der Verkäufer einige Freiheiten. Bei vielen Rechnungen sind das Logo des Unternehmens oder andere grafische Darstellungen zu finden. So kann die Rechnung nicht nur als Beleg dienen, sondern gleichzeitig Werbung für das Produktangebot des Anbieters machen. Neben diesen Freiheiten gibt es aber auch einige Pflichtangaben, die sich auf jedem Rechnungsformular eines Unternehmens in Deutschland befinden müssen.

Pflichtangaben in einer Rechnung

§ 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) gibt genau an, welche Pflichtangaben sich auf einer Rechnung finden müssen:

  • vollständiger Name und Adresse des Rechnungsausstellers
  • vollständiger Name und Adresse des Rechnungsempfängers
  • vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
  • Rechnungsdatum vom Tag der Ausstellung
  • fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer
  • Art und Menge der gelieferten Ware oder der erbrachten Dienstleistung
  • Lieferzeitpunkt
  • nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Preise
  • vorher vereinbarter Rabatt oder Skonto
  • Nettobetrag, Steuersatz und Bruttobetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
  • bei einer Leistung an eine Privatperson für Arbeiten am Haus oder auf dem Grundstück: Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungsfrist der Rechnung

Freiwillige Angaben auf dem Rechnungsformular

Neben den Pflichtangaben ist es nützlich, einige weitere Informationen auf der Rechnung unterzubringen. Die zusätzlichen Angaben können zu einem pünktlichen Zahlungseingang führen oder dafür sorgen, dass Reklamationen schneller bearbeitet werden.

Hier einige nützliche Zusatzinformationen auf dem Rechnungsformular:

  • Angabe des Wortes „Rechnung“, um das Dokument von einem Lieferschein oder einem Angebot zu unterscheiden.
  • Bankverbindung des Verkäufers
  • Angabe einer Zahlungsfrist
  • Telefonnummer mit Durchwahl der zuständigen Abteilung
  • Name des Ansprechpartners beim leistenden Unternehmen

Rechnungssoftware, Vorlagen oder Rechnungsgenerator – Vorteile und Nachteile

Die zahlreichen Vorgaben und Ausnahmen des Umsatzsteuergesetzes hinsichtlich der korrekten Rechnungsstellung zeigen, dass es vor allem für Start-ups und Kleinunternehmer nicht so einfach ist, eine Rechnung zu schreiben. Hilfe bieten verschiedene Anwendungen wie:

  • Vorlagen in Word oder Excel
  • Online-Rechnungsgenerator
  • Rechnungssoftware

Da die Rechnungsvorlagen und auch ein Online-Rechnungsgenerator häufig kostenlos angeboten werden, nutzen einige KMU und Einzelunternehmer diese Möglichkeiten. Ein Vergleich zeigt aber, dass die Angebote auch Nachteile beinhalten, die zu mehr Zeitaufwand oder einer größeren Anfälligkeit für Fehler führen. Daher entscheiden sich viele Unternehmen für eine Rechnungssoftware, die bei der automatischen Rechnungsstellung unterstützt und für eine GoBD-konforme Verarbeitung und Aufbewahrung der Belege sorgt.

Nachfolgend zeigen wir Ihnen die Vorteile der automatisierten Rechnungsstellung von Amply, die Sie 14 Tage lang kostenlos testen können:

  • Die Kundendaten werden gespeichert und müssen nicht für jede Rechnung erneut eingegeben werden.
  • Nach Eingabe der Verkaufsdaten können Sie ein Angebot oder die Rechnung direkt aus dem System heraus an den Käufer schicken.
  • Die Amply-Rechnungssoftware weist Zahlungseingänge auf Ihrem Geschäftskonto den entsprechenden offenen Rechnungen zu. So erkennen Sie Außenstände sofort und können ein effizientes Forderungsmanagement betreiben.
  • Über eine Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online, einer viel genutzten Plattform für die Buchführung, können Sie die Daten schnell und sicher an Ihren Steuerberater weiterleiten.
  • Außerdem besteht die Möglichkeit, Ihre Ausgangsrechnungen von außerhalb hochzuladen und GoBD-konform zu verwalten.

GoBD-konforme Rechnung schreiben

Die Abkürzung GoBD steht für: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Somit ist eine GoBD-konforme Rechnung ein Dokument, das für einen bestimmten Zeitraum auch für Dritte nachvollziehbar und nachprüfbar ist. Das ist vor allem für die Finanzbehörden wichtig, die durch die einheitlichen Anforderungen und Richtlinien die einzelnen Geschäftsvorfälle besser kontrollieren können.

Hier eine Aufstellung der Anforderungen, um eine GoBD-konforme Rechnung zu erstellen:

  • Die Rechnung muss nachvollziehbar und nachprüfbar sein.
  • Die Angaben auf der Rechnung müssen vollständig und korrekt sein.
  • Die Erfassung der Rechnung sowie die Buchung der Beträge müssen zeitnah erfolgen.
  • Die Rechnung muss so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit eindeutig identifiziert und gefunden werden kann.
  • Nach der Ausstellung darf die Rechnung nicht mehr veränderbar sein.
  • Als Unternehmer müssen Sie die Rechnungen mindestens zehn Jahre lang aufbewahren.
  • Das Finanzamt muss innerhalb der Aufbewahrungsfrist auf die Daten zugreifen können.

Wenn Sie Word- oder Excel-Vorlagen zur Rechnungsstellung nutzen oder wenn Sie mit einem Rechnungsgenerator Ihre Rechnungen schreiben, müssen Sie selbst für die GoBD-konforme Erstellung und Verwaltung der Dokumente sorgen. Diese aufwendigen und fehleranfälligen Arbeiten nimmt Ihnen die Rechnungssoftware von Amply ab!

Wie lange darf ich nachträglich eine Rechnung ausstellen?

Sie haben eine Leistung erbracht, aber vergessen, dafür eine Rechnung zu erstellen? Um ein Bußgeld nach § 14 UStG zu vermeiden, sollten Sie die Rechnungsstellung innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung nachholen. Bei größeren Beträgen lohnt es sich, trotz des Bußgeldes die Rechnung auszustellen und nachträglich an Ihren Kunden zu schicken. Dabei müssen Sie aber beachten, dass der Käufer nicht in jedem Fall verpflichtet ist, die Rechnung zu bezahlen. Die Pflicht zur Bezahlung endet durch Verjährung am Ende des Jahres, das drei Jahre nach dem Leistungsdatum liegt. Bei einem Rechnungsdatum am 15. August 2021 endet die Verjährungsfrist also am 31. Dezember 2024.

Wie versende ich die Rechnung?

Auch zum Rechnungsversand findet sich eine Regelung in § 14 UStG, die besagt, dass Rechnungen entweder in Papierform oder elektronisch versandt werden können. Voraussetzung für den elektronischen Versand ist aber, dass der Rechnungsempfänger dieser Versandart zustimmt. Die Zustimmung muss nicht ausdrücklich erfolgen, sondern kann auch stillschweigend vorhanden sein, indem der Käufer dem elektronischen Versand nicht widerspricht. Auch ein Hinweis in den allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Verkäufers ist ausreichend.

Wenn Sie mit einer Vorlage oder einem Rechnungsgenerator Ihre Rechnungen erstellen, können Sie die Dokumente ausdrucken und per Post oder als PDF-Anhang per E-Mail an Ihre Kunden verschicken. Einfacher geht es mit der Rechnungssoftware von Amply, mit der Sie in einem Schritt die Rechnungen ausstellen und elektronisch an Ihre Kunden senden können.

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