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Das gibt es bei der Rechnungsnummer zu beachten

Die Rechnungsnummer ist ein wichtiger und verpflichtender Bestandteil jeder Rechnung. In diesem Artikel fassen wir alles Wichtige zusammen.

Ihr Start-up läuft gut an und Sie können schon die erste Rechnung ausstellen? Dann sollten Sie die gesetzlichen Bestandteile und verpflichtenden Angaben gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) beachten. Zu diesen Pflichtangaben gehört ab einem Rechnungsbetrag von 250,00 Euro auch eine fortlaufende Rechnungsnummer. Aber warum handelt es sich um eine Pflichtangabe, wie ist die optimale Nummer aufgebaut und warum ist es keine gute Idee, die erste Rechnung mit der Nummer „1“ zu versehen? Diese und weitere Fragen beantworten wir in unserem Ratgeber.

Warum besteht der Gesetzgeber auf einer Rechnungsnummer?

Deutsche Unternehmen müssen zahlreiche Vorschriften beachten, wenn Sie nach einem Verkauf an eine Privatperson oder an einen anderen Gewerbetreibenden eine Rechnung ausstellen. Das Umsatzsteuergesetz (UStG) beschäftigt sich in § 14 ausschließlich mit der Ausstellung von Rechnungen. In Absatz 4 sind die Pflichtangaben aufgeführt, die jede Rechnung enthalten muss. Dazu gehört auch eine fortlaufende Nummer, die aus einer oder mehreren Zahlenreihen besteht und die nur einmalig vergeben werden darf. Der Aussteller muss jeder Rechnung eine Nummer zuweisen, damit der Beleg eindeutig identifiziert und einem Zahlungsvorgang zugeordnet werden kann.

Anhand der einmaligen Nummer können alle Transaktionen, die mit der Rechnung zusammenhängen, sowohl vom Unternehmen als auch vom Finanzamt lückenlos nachverfolgt werden. Das erleichtert die Buchhaltung und hilft den Finanzbeamten bei einer Steuerprüfung. Auch bei einer Rückfrage des Käufers ist es einfacher, sich auf die Nummer der Rechnung zu beziehen, statt umständlich zu schreiben: „Anfrage zur Bestellung vom 17. des Monats über 10 Liter Wandfarbe und 2 Pinsel mit einem Rechnungsbetrag von 56,70 Euro.“

Wenn Ihr Unternehmen auch außerhalb Deutschlands tätig ist, erfüllen Sie mit der eindeutigen Nummer außerdem die gesetzlichen Anforderungen anderer Staaten an eine einheitliche Dokumentation von geschäftlichen Transaktionen zur Vermeidung von Steuerhinterziehung.

Wie setzt sich die optimale Nummer zusammen?

Anfangs haben wir schon erwähnt, dass es keine gute Idee ist, die erste Rechnung Ihres jungen Unternehmens mit der Nummer „1“ zu versehen. Dasselbe gilt für die erste Belegnummer des Jahres, die ebenfalls nicht mit „1“ starten sollte. Viele Unternehmen vermeiden diese Nummerierung, weil sich aus den fortlaufenden Nummern die Anzahl der Verkäufe ablesen lässt. Diese Information möchten die Betriebe ihren Konkurrenten nicht liefern und entscheiden sich daher für einen oder mehrere Nummernkreise oder eine andere Zusammensetzung der Nummer auf dem Rechnungsformular. Dazu sind die Unternehmen gemäß dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass vom 1. Oktober 2010 auch berechtigt.

Wie sieht nun eine optimale Rechnungsnummer aus? Das kommt darauf an, ob Sie die Nummer einem Produkt, einem Zeitraum, einem Kundenstamm oder einem Vertriebskanal zuordnen möchten. Bei der Gestaltung sind Sie frei und können sowohl Ziffern als auch Buchstaben verwenden. Allerdings gibt der Umsatzsteuer-Anwendungserlass vor, dass die Nummer nicht zu viele Bindestriche und Nummernkreise enthalten darf, um nicht zu unübersichtlich zu werden. Das macht es auch Ihren Kunden schwer, die korrekte Nummer bei der Überweisung anzugeben. Sie können Fehlbuchungen und ungerechtfertigte Mahnungen vermeiden, indem Sie die Gestaltung einfach halten.

Hier ein Beispiel für die Zusammensetzung:

Sie rechnen mit circa 70 Verkäufen im Monat und müssen daher rund 840 Rechnungen im Jahr schreiben. Damit sollte die Nummer mindestens dreistellig sein. Zur besseren Zuordnung fügen Sie das Ausstellungsjahr hinzu und erhalten diesen Nummernkreis:

  • 24001–24999  oder
  • RE24001–RE24999

Für steigende Umsätze können Sie noch eine zusätzliche Ziffer einfügen, um bei mehr als 1.000 Rechnungen im Jahr den Nummernkreis beibehalten zu können:

  • 240001–240999    

Wo steht die Nummer auf dem Rechnungsformular?

Das Umsatzsteuergesetz macht keine Vorgaben, wo sich die Nummer auf der Rechnung befinden soll. Es ist jedoch sinnvoll, die Angaben so zu platzieren, dass der Rechnungsempfänger sie schnell finden kann. Das erleichtert die Angabe bei der Bezahlung und damit die Zuordnung des Zahlungseingangs in der eigenen Buchhaltung.

Häufig findet sich die Nummer in einem Block oben rechts oder links oder in einer separaten Spalte, zusammen mit weiteren Angaben wie Rechnungsdatum, Kundennummer und Zahlungsziel.

Wenn Sie Rechnungen an ausländische Geschäftspartner ausstellen, können Sie auch die Bezeichnung Invoice-ID für die Rechnungsnummer sowie customer number für die Kundennummer verwenden.

Nummer auf der Rechnung doppelt vergeben – was tun?

Wenn Sie Ihre Rechnungen automatisch mit einem elektronischen Buchhaltungsprogramm erstellen, sollte es nicht zu einer doppelten Vergabe der Nummern kommen. Trotzdem kann es durch einen Anwendungsfehler oder ein technisches Problem vorkommen, dass zwei unterschiedliche Rechnungen mit derselben Nummer ausgestellt werden. In diesem Fall müssen Sie eine der Rechnungen in Ihrem Buchhaltungsprogramm stornieren und mit einer neuen Nummer erneut ausstellen.

Damit der Rechnungsempfänger sofort erkennt, dass es sich um eine Stornorechnung und nicht um eine neue Rechnung handelt, muss der Stornobeleg Bezug auf die doppelte Nummer und das Datum der ersten Rechnung nehmen. Eine mögliche Formulierung könnte lauten: „Diese Rechnung ersetzt Rechnung 240043 vom 01.02.2024.“

Wenn es lediglich zu einer fehlerhaften Nummer auf der Ausgangsrechnung kommt und die Nummer bisher nicht vergeben wurde, müssen Sie nicht zwingend eine Korrektur vornehmen. Um Ihre Buchhaltung übersichtlich zuhalten und Fehler zu vermeiden, sollten Sie die Rechnung trotzdem korrigieren und Ihrem Kunden zusenden. Achten Sie aber darauf, dass es sich bei der Korrektur nicht um eine Stornorechnung oder eine Gutschrift handelt.

Wie reagiert das Finanzamt bei fehlenden Rechnungsnummern?

Wenn Sie eine Rechnung ohne Nummer ausstellen und der Käufer den Betrag bezahlt, kann das Finanzamt den Zahlungseingang als Steuerhinterziehung ansehen. Auch wenn das Umsatzsteuergesetz nicht ausdrücklich fortlaufende Fakturierungsnummern verlangt, sollten Sie außerdem keine Lücken in Ihren Nummernkreisen haben. Diese Lücken könnten bei einer Steuerprüfung dazu führen, dass die sachliche Richtigkeit der Buchhaltung bezweifelt wird. Finden sich dann noch Ausgangsrechnungen ohne eindeutige Nummern, kann der Prüfer die komplette Buchhaltung verwerfen und die Besteuerung der Einnahmen anhand einer selbst erstellten Schätzung vornehmen.

Auch für Ihre gewerblichen Geschäftspartner kann eine Rechnung ohne Nummer Probleme bereiten. Anders als private Käufer erhalten Gewerbekunden die beim Kauf gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt zurück. Allerdings akzeptiert das für den Käufer zuständige Finanzamt nur korrekt ausgestellte Rechnungen, die sämtliche Pflichtangaben einschließlich einer einmalig vergebenen Nummer enthalten. Ansonsten kann der Vorsteuerabzug abgelehnt werden, was einen finanziellen Nachteil für Ihren Geschäftspartner bedeutet und zum Ende der Geschäftsbeziehung führen kann. Ebenso kann die Einreichung der Rechnung bei der Steuererklärung, um die Kosten als Betriebsausgaben anzugeben und so die Steuerlast zu mindern, vom Finanzamt wegen der fehlenden Nummer abgelehnt werden.

Sind Rechnungen ohne Nummer erlaubt?

Nachdem wir Ihnen so viel über die Wichtigkeit der Rechnungsnummer auf Ihren Ausgangsrechnungen erzählt haben, kommt jetzt die gute Nachricht, dass Sie bei einigen Rechnungen gesetzeskonform auf die Vergabe der Nummer verzichten dürfen. Die Ausnahmen betreffen folgende Rechnungen:

  • Verträge über Dauerleistungen
  • Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV
  • Fahrausweise nach § 34 UStDV

Zu den Verträgen über Dauerleistungen zählen unter anderem Wartungsverträge mit Handwerkern oder Pauschalverträge mit Dienstleistern wie Steuerberatern, die die monatliche Lohnbuchhaltung übernehmen. Hier reicht es aus, wenn die Verträge eine einmalige Nummer wie die Objektnummer oder eine Mandantennummer enthalten. Obwohl die Rechnungen monatlich oder vierteljährlich erstellt werden, müssen sie keine separaten Fakturierungsnummern tragen. Es reicht der Hinweis auf die einmalige Vertragsnummer aus.

§ 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UstDV) enthält die gesetzlichen Regelungen zu den sogenannten Kleinbetragsrechnungen. Dabei handelt es sich um Rechnungen mit einem Rechnungsbetrag von weniger als 250,00 Euro. Beispiele sind Taxiquittungen, Kassenbons oder Bewirtungsbelege in Restaurants. Für diese Belege sind weniger Pflichtangaben erforderlich und auch eine Nummer muss die Rechnung nicht aufweisen.

Fahrausweise kommen ebenfalls mit weniger Angaben aus als sonstige Rechnungen. Gemäß § 34 UStDV müssen auf den Fahrscheinen weder eine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers noch der Name und die Anschrift des Empfängers oder eine Rechnungsnummer angegeben werden.

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