fbpx
Login Try now

Reisekostenabrechnung – Anforderungen und Best Practice

Reisekosten gehören für viele Unternehmen zum Alltag und sorgen in der Buchhaltung für viel Chaos. Hier erfahren Sie, wie Sie es richtig machen.

Dienstreisen gehören in vielen Branchen zum Geschäftsalltag und sorgen für mehr Umsatz oder günstige Einkäufe. Nach dem erfolgreichen Vertragsabschluss folgt jedoch eine unbeliebte Aufgabe: die Reisekostenabrechnung. Mitarbeiter, Buchhaltung und Steuerberater müssen viele Belege sammeln und bearbeiten sowie gesetzliche und steuerliche Vorgaben beachten, die sich jedes Jahr ändern können.

Werden Sie in Ihrem Unternehmen auch regelmäßig mit dieser unbeliebten Pflicht konfrontiert und suchen nach einer Möglichkeit, die Reisekosten schnell, effizient und steuerkonform abzuwickeln? Dann gibt Ihnen unser Ratgeber zahlreiche Tipps und Best Practices zur einfachen Abrechnung der Reisekosten und erklärt Ihnen die aktuellen gesetzlichen Vorgaben und Pauschalen.

Was ist eine Dienstreise?

Um zu bestimmen, welche beruflich bedingten Reisekosten ein Arbeitgeber steuerfrei erstatten darf und in welchen Fällen es sich um steuerlich absetzbare Werbungskosten handelt, muss zunächst die Frage geklärt werden: Was ist eine Dienstreise und welche gesetzlichen Regelungen gibt es zu diesem Thema?

Hier bietet das deutsche Recht ausnahmsweise keine große Hilfe: Weder im Arbeitsrecht noch im Lohnsteuerrecht ist eine Dienstreise definiert. Lediglich eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit ist im lohnsteuerlichen Reisekostenrecht zu finden. Dabei handelt es sich um jede Tätigkeit im Rahmen des ausgeübten Berufes, die außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte stattfindet und die nicht in der Wohnung des Arbeitnehmers ausgeführt werden kann. Diese Definition wird in der Praxis auch für Dienstreisen angewandt. Als erste Tätigkeitsstätte gilt jeder räumlich feste Arbeitsplatz, an dem ein Angestellter mindestens 48 Tage im Jahr arbeitet.

Eine Dienstreise findet also statt, wenn ein Mitarbeiter im Auftrag seines Arbeitgebers einen Kunden oder einen Lieferanten außerhalb der eigenen Stadt besucht. Die Teilnahme an Messen, Tagungen, Fortbildungen und Kongressen zählt ebenfalls zu den Tätigkeiten, für die eine Dienstreise erforderlich sein kann. Dabei kann das Ziel der Reise sowohl im Inland als auch im Ausland liegen. Das gilt auch für handwerkliche Tätigkeiten und andere Aufträge, die am Sitz des Auftraggebers ausgeführt werden.

Tipp: Da es keine gesetzliche Definition einer Dienstreise gibt, sollten Unternehmen mit Reisetätigkeiten eine Reiserichtlinie (Travel Policy) erstellen, die auch Bestandteil des Arbeitsvertrages ist.

Was sind beruflich bedingte Reisekosten?

Nachdem nun klar ist, wann es sich um eine Dienstreise handelt, widmen wir uns nun der Frage, welche Kosten bei einer geschäftlichen Fahrt entstehen können und wann der Arbeitgeber die Ausgaben übernimmt.

Hier eine Aufstellung der Reisekosten, die bei einer Dienstreise entstehen können:

  • Fahrtkosten
  • Kosten für die Übernachtung
  • Mehraufwand für die Verpflegung
  • sonstige Kosten (auch als Reisenebenkosten bezeichnet)

Fahrtkosten

Die Fahrtkosten bei einer Geschäftsreise fallen unterschiedlich hoch aus und sind von der Entfernung sowie der Art des Transportmittels abhängig. Als Fahrtkosten gelten die Aufwendungen für diese Fahrten:

  • Fahrt von der Wohnung des Mitarbeiters zur auswärtigen Tätigkeitsstätte und zurück
  • Fahrt von der ersten Tätigkeitsstätte zur auswärtigen Tätigkeitsstätte und zurück
  • sämtliche Zwischenheimfahrten des Arbeitnehmers bei einer länger andauernden Auswärtstätigkeit
  • Hinfahrt und Rückfahrt zwischen dem Hotel oder einer anderen Unterkunft am Ort oder im Einzugsbereich der auswärtigen Tätigkeitsstätte und dem auswärtigen Arbeitsplatz
  • Fahrten des Arbeitnehmers zwischen seiner Wohnung und ständig wechselnden auswärtigen Tätigkeitsstätten und zurück
  • Hin- und Rückfahrt zu und von einer Bildungseinrichtung, die keine erste Tätigkeitsstätte ist

Die Dienstfahrten können mit einem dieser Transportmittel durchgeführt werden:

  • Eigener Pkw (bei einem Firmenwagen erfolgt keine Erstattung der Fahrtkosten)
  • Mietwagen
  • Motorrad
  • Flugzeug
  • Öffentlicher Nahverkehr wie Bus, Straßenbahn, S-Bahn, U-Bahn, Stadtbahn oder Regionalbahn
  • Fernverkehr wie IC oder ICE
  • Fähre
  • Taxi oder Alternativen wie Uber, FreeNow oder Clever Shuttle

Bei allen Fahrten – außer mit dem eigenen Pkw – gilt: Lassen Sie sich immer eine Rechnung oder Quittung über die gezahlten Fahrtkosten ausstellen! Besonders einfach gelingt dies bei der Nutzung einer App, über die das Flugticket, die Fahrkarte, der Mietwagen oder das Taxi gebucht werden. In der Regel erfolgt auch die Zahlung online und das Transportunternehmen schickt Ihnen per E-Mail die Rechnung zu, die Sie für die Reisekostenabrechnung verwenden können.

Etwas komplizierter ist die Abrechnung einer Dienstreise mit dem privaten Fahrzeug. Hier erfolgt die Erstattung der Fahrkosten durch den Arbeitgeber über eine dieser beiden Entschädigungsmöglichkeiten:

  1. Kilometerpauschale
  2. Kilometersatz

Der Begriff der Kilometerpauschale kommt Ihnen vielleicht aus Ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung bekannt vor. Dabei handelt es sich aber um die Entfernungspauschale oder Pendlerpauschale, mit der das Finanzamt einen Teil der Kosten für die Fahrten zwischen Ihrer Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte erstattet. Der Betrag der Pendlerpauschale fällt höher aus als die Kilometerpauschale bei Dienstreisen. Dafür dürfen Sie bei der Kilometerpauschale jeden während der Dienstreise gefahrenen Kilometer in Rechnung stellen, während bei der Pendlerpauschale nur die einfache Strecke gilt.

Diese Beträge ersetzt der Arbeitgeber bei einer Geschäftsreise mit einem privaten Fahrzeug:

  • Privatwagen: 0,30 Euro je Kilometer
  • eigenes Motorrad: 0,20 Euro je Kilometer

Mit Zahlung der Kilometerpauschale ersetzt das Unternehmen dem Mitarbeiter alle Kosten, die für Kraftstoff, Wartung, Versicherung und Wertverlust durch Abschreibung an dem privaten Kraftfahrzeug entstanden sind. Damit der Arbeitgeber einen Nachweis über die während der Dienstreise gefahrenen Kilometer erhält, muss der Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch führen. Neben dem bekannten Fahrtenbuch in Papierform können die Entfernungen auch in einem digitalen Fahrtenbuch festgehalten werden. Dabei sollten die Anwender aber darauf achten, dass es sich um eine rechtssichere und GoBD-konforme Software handelt, die bei einer Prüfung durch das Finanzamt anerkannt wird.

Für besonders hochwertige Fahrzeuge, die häufig auch zu repräsentativen Zwecken dienen, kann statt der Kilometerpauschale der Kilometersatz Anwendung finden. Bei dieser etwas aufwendigeren Berechnung muss der Fahrer zunächst sämtliche Kosten für das Fahrzeug auflisten, die in einem Jahr anfallen.

Dazu gehören diese Aufwendungen:

  • Tankquittungen
  • Reparaturrechnungen
  • Kfz-Steuer
  • Versicherung für das Fahrzeug
  • Abschreibung
  • Kosten für Instandhaltung und Wartung
  • Stellplatzgebühren oder Miete für eine Garage
  • Zinsen bei einer Autofinanzierung

Wenn Sie alle Rechnungen und Quittungen für Ihr Fahrzeug das ganze Jahr lang gesammelt und aufbewahrt haben, ist die Ermittlung der Gesamtkosten schnell erledigt. Dann beginnt jedoch der schwierigere Teil: Sie müssen die Kosten anteilig auf die Privatfahrten und die Dienstreisen aufteilen. Auch hier ist das Fahrtenbuch hilfreich, das Sie bei Anwendung des Kilometersatzes ebenfalls führen müssen. Nur der dienstliche Anteil der Fahrtkosten kann durch den Arbeitgeber erstattet werden.

Übernachtungskosten

Bei der Übernahme der Übernachtungskosten besteht die Wahl zwischen der Zahlung einer steuerfreien Übernachtungspauschale und der Übernahme der tatsächlichen Kosten. Bei der Übernachtungspauschale muss der Arbeitnehmer keine Belege einreichen, was die Bearbeitung der Reisekostenabrechnung vereinfacht. Dafür darf der Arbeitgeber die Pauschale nicht als Betriebskosten in der Steuererklärung für das Unternehmen angeben.

Da die Pauschale jedoch auf 20,00 Euro pro Nacht beschränkt ist, erfolgt in der Regel die Kostenerstattung anhand der Hotelrechnung. Diese Kosten stellen in voller Höhe Betriebsausgaben für das Unternehmen dar. Außerdem erhält der Arbeitnehmer die Übernachtungskosten komplett ersetzt und muss nicht die Differenz zwischen der Pauschale und den tatsächlich angefallenen Kosten selbst tragen und in seiner persönlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten in Anlage N eintragen.

Verpflegungsmehraufwand

Der Verpflegungsmehraufwand auf Dienstreisen bezieht sich darauf, dass ein Mitarbeiter in der Regel bei einer auswärtigen Tätigkeit mehr Geld für seine Mahlzeiten ausgibt, als wenn er sich selbst zu Hause versorgt. Der Arbeitgeber kann die Kosten steuerfrei über eine Pauschale erstatten, die auch als Tagegeld bezeichnet wird. Allerdings gilt das Tagegeld nur für die ersten drei Monate der auswärtigen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte. Danach muss der Arbeitnehmer die Erstattung des Verpflegungsmehraufwands versteuern.

Die Höhe des Tagegeldes für Geschäftsreisen im Inland hängt davon ab, wie lange der Mitarbeiter abwesend von seiner Wohnung ist:

  • mehr als 8 Stunden abwesend: 14,00 Euro pro Tag
  • mehr als 24 Stunden abwesend: 28,00 Euro pro Tag
  • Anreisetag und Abreisetag bei einer längeren auswärtigen Tätigkeit: 14,00 Euro pro Tag

Die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand muss immer dann gekürzt werden, wenn der Arbeitnehmer eine kostenlose Mahlzeit erhält. Das ist häufig bei einer Hotelübernachtung der Fall, die gleichzeitig ein Frühstück enthält. Auch Einladungen des Auftraggebers zu einem Abendessen oder einem Arbeitsessen zur Mittagszeit führen zu einer Kürzung der Pauschale:

kostenloses Frühstück:Kürzung um 20 %
kostenloses Mittagessen:Kürzung um 40 %
kostenloses Abendessen:Kürzung um 40 %

Reisenebenkosten

In einer betriebsinternen Reisekostenrichtlinie kann ein Unternehmen festlegen, ob die folgenden Reisenebenkosten ebenfalls übernommen werden:

  • Parkgebühren
  • weitere Fahrtkosten vor Ort, beispielsweise für Fahrten zu verschiedenen Veranstaltungsorten oder zu weiteren Niederlassungen des Auftraggebers
  • Mautgebühren
  • Kosten für die Gepäckaufbewahrung
  • separate Telefonkosten oder Portokosten
  • Beiträge zu Versicherungen wie Gepäckversicherung oder Reiseunfallversicherung
  • Eintrittsgelder für berufliche Veranstaltungen
  • Trinkgelder

Bei einigen der Reisenebenkosten erhält der Mitarbeiter keine Rechnungen oder Quittungen. Das gilt vor allem für Trinkgelder. In diesem Fall kann der Arbeitnehmer einen Eigenbeleg ausstellen, um die Kostenerstattung zu beantragen.

Darum ist eine Reisekostenrichtlinie wichtig

Eine Dienstreise erfolgt auf Anweisung des Arbeitgebers, der daher auch die Kosten übernimmt. Damit die Kostenerstattung vom Finanzamt anerkannt wird, müssen die Mitarbeiter alle Belege im Original vorlegen oder rechtskonforme Eigenbelege erstellen. Der Rechnungsempfänger muss das Unternehmen sein, damit Vorsteuer geltend gemacht werden kann.

Rechtlich gesehen ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, die Aufwendungen seiner Mitarbeiter für Geschäftsreisen zu erstatten. Daher kann es bei besonders hohen Hotelrechnungen oder bei der Erstattung von Reisenebenkosten zu Auseinandersetzungen kommen. Damit diese Diskussionen gar nicht erst entstehen, sollten Unternehmen mit regelmäßigen auswärtigen Einsätzen eine  Reisekostenrichtlinie erstellen, die folgende Einzelheiten regelt:

  • Wann und warum müssen Mitarbeiter beruflich verreisen?
  • Welche Verkehrsmittel dürfen für eine Dienstreise genutzt werden?
  • In welcher Klasse dürfen die Tickets gebucht werden?
  • Welche Reisekosten werden erstattet und welche Ausgaben sind von der Erstattung ausgenommen?
  • Wie hoch dürfen die Kosten für Übernachtungen ausfallen?
  • Müssen bestimmte Anbieter oder Buchungsportale genutzt werden, weil das Unternehmen dort ein Business-Konto mit Sonderkonditionen unterhält?
  • Rechnet der Arbeitgeber Pauschalen ab oder müssen die Mitarbeiter Belege einreichen?
  • Wie und bis wann muss die Reisekostenabrechnung eingereicht werden?

Tipp für Arbeitnehmer: Wenn der Arbeitgeber die verauslagten Kosten für eine Geschäftsreise nur zum Teil oder gar nicht übernimmt, reichen Sie die Belege bei Ihrer Einkommensteuererklärung ein. Es handelt sich um Werbungskosten, die ihre persönliche Steuerlast mindern können.

Wie sieht eine korrekte Abrechnung der Reisekosten aus?

Häufig gehen Mitarbeiter bei einer Dienstreise in Vorleistung und zahlen die Kosten für Transport, Übernachtung und Verpflegung zunächst selbst. Damit der Arbeitgeber die Reisekosten anschließend erstattet, sollte die Reisekostenabrechnung mindestens diese Angaben enthalten:

  • Name des reisenden Mitarbeiters mit Angabe der Personalnummer
  • Zweck der Reise
  • Angabe von Start und Ziel
  • Reisedaten mit Uhrzeit von Beginn und Ende der Reise
  • Dauer der Reise
  • bei Nutzung eines eigenen Fahrzeugs: Anzahl der gefahrenen Kilometer

Neben diesen Angaben benötigt der Arbeitgeber alle Belege im Original. Genau hier beginnt der große Bearbeitungsaufwand: Die Mitarbeiter der Buchhaltung müssen alle Belege sammeln, sortieren, auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen, den einzelnen Buchungskonten zuweisen, archivieren und die Erstattung an den Arbeitnehmer veranlassen. Die einzelnen Bearbeitungsschritte dauern sehr lange und es können sich zahlreiche Fehler einschleichen.

Digitale Reisekostenabrechnung erleichtert die Abwicklung

Um den manuellen Aufwand bei der Abrechnung von Reisekosten zu minimieren, bietet sich eine digitale Erfassung und Abrechnung der Belege an. Amply bietet kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) dazu eine intuitive Plattform an, mit der die Mitarbeiter jeden Beleg direkt nach Erhalt online einreichen können. So liegen nach Ende der Geschäftsreise alle Unterlagen vollständig vor und die Erstattung ist schnell erledigt. Nutzen Sie den 14-tägigen kostenlosen Probezeitraum und testen Sie ohne Risiko alle Anwendungen von Amply. Revolutionieren Sie Ihr Finanzmanagement und sorgen Sie durch eine schnelle Reisekostenabrechnung für zufriedene Mitarbeiter!

Sind Sie bereit?

Entdecken Sie alle Funktionen und Möglichkeiten von Amply

Start my free trial
Tags: