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Was gibt es bei dem Reverse Charge Verfahren zu beachten?

Das Reverse Charge Verfahren erleichtert das Geschäft mit Kunden im Ausland enorm. Daher ist es wichtig, das Unternehmen sich mit diesem Thema auseinandersetzen. In diesem Artikel finden Sie alles, was Sie wissen müssen.

Sie haben auf einer internationalen Messe einen ausländischen Anbieter kennengelernt und interessieren sich für seine Produkte? Oder Ihr Online-Shop läuft so gut, dass immer mehr Anfragen aus dem Ausland kommen? Dann müssen Sie beachten, dass bei bestimmten Geschäften spezielle Rechnungen nach dem Reverse Charge Verfahren ausgestellt werden müssen. Falls Sie keine Erfahrung mit einer Reverse Charge Rechnung haben, gibt Ihnen unser Ratgeber einen umfassenden Überblick und beantwortet diese Fragen:

  • Was bedeutet das Reverse Charge Verfahren?
  • Wann wird eine Reverse Charge Rechnung ausgestellt?
  • Warum ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wichtig?
  • Wie erfolgt die Meldung an das Finanzamt?
  • Welche Vorteile und Nachteile bietet Reverse Charge?

Was bedeutet das Reverse Charge Verfahren?

 Der englische Ausdruck Reverse Charge bedeutet wörtlich übersetzt: „Umgekehrte Last“. Das deutsche Umsatzsteuergesetz (UStG) macht daraus: „Umkehr der Steuerschuldnerschaft“.

 Die übliche Steuerschuldnerschaft sieht wie folgt aus:

  1. Unternehmen A aus Deutschland verkauft Waren im Wert von 2.000 Euro an das deutsche Unternehmen B.
  2. Unternehmen A stellt eine Rechnung über 2.000 Euro Warenwert plus 380 Euro Umsatzsteuer = 2.380 Euro Gesamtbetrag aus.
  3. Unternehmen B zahlt den Gesamtbetrag von 2.380 Euro an Unternehmen A.
  4. Unternehmen A leitet die Umsatzsteuer von 380 Euro an das zuständige Finanzamt am Firmensitz ab.
  5. Unternehmen B lässt sich vom Finanzamt am eigenen Firmensitz die Umsatzsteuer als Vorsteuer wieder erstatten. In der Regel erfolgt die Erstattung als Verrechnung mit der Umsatzsteuer, die Unternehmen B für eigene Verkäufe an das Finanzamt abführen muss.

In diesem Beispiel ist Unternehmen A der Steuerschuldner. Im Rahmen des Reverse Charge Verfahrens kehrt sich die Steuerschuldnerschaft um. Das bedeutet, dass der deutsche Verkäufer bei bestimmten Handelsgeschäften mit Geschäftspartnern im Ausland keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen muss. Stattdessen führt der ausländische Käufer die Steuer an das für ihn zuständige Finanzamt im Ausland ab. Die Steuer kann sich der Käufer anschließend als Vorsteuer vom Finanzamt wieder erstatten lassen.

 Bezogen auf unser Beispiel bedeutet das:

  1. Unternehmen A aus Deutschland verkauft Waren im Wert von 2.000 Euro an Unternehmen C in Frankreich.
  2. Unternehmen A stellt eine Rechnung über 2.000 Euro Warenwert aus. Die Umsatzsteuer wird in der Rechnung nicht angegeben.
  3. Unternehmen C bestätigt den Erhalt der Maschine und zahlt den Betrag von 2.000 Euro an Unternehmen A.
  4. Unternehmen C berechnet die für Frankreich gültige Umsatzsteuer und leitet sie an das zuständige Finanzamt am Firmensitz weiter.
  5. Unternehmen C lässt sich vom Finanzamt am eigenen Firmensitz die Umsatzsteuer als Vorsteuer wieder erstatten.

Wenn es sich um eine Warenlieferung handelt, muss der Käufer mit einer Quittung oder einem Abliefernachweis bestätigen, dass er die Ware tatsächlich erhalten hat. Den Nachweis muss Unternehmen A zusammen mit einer Kopie der Rechnung und dem Lieferschein dreimal an die Finanzbehörden weiterleiten:

  1. in der Umsatzsteuer-Voranmeldung
  2. in der “Zusammenfassenden Meldung” (ZM) an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)
  3. in der Umsatzsteuer-Jahreserklärung

Bei Warenlieferungen kann das Reverse Charge Verfahren angewandt werden, muss es aber nicht zwingend. Anders sieht es bei einer Werklieferung oder sonstigen Leistung aus. Hier muss das Verfahren nach dem Umsatzsteuergesetz immer Anwendung finden.

Was sind Werklieferungen und sonstige Dienstleistungen?

 § 13b Abs. 1 und2 UStG regelt genau, was zu den Werklieferungen und sonstigen Dienstleistungen gehört, für die Reverse Charge immer angewandt werden muss:

  • Bauleistungen
  • Gebäudereinigung
  • ausländische Werklieferungen
  • Lieferung von Gold und Altmetallen, Gas, Elektrizität, Elektronik und Industrieschrott
  • Umsätze nach dem Grunderwerbssteuergesetz
  • Leistungen der Telekommunikation
  • Auslieferung sicherungsübereigneter Objekte außerhalb eines Insolvenzverfahrens

Wann wird eine Reverse Charge Rechnung ausgestellt?

Wenn Sie nur mit Unternehmen in Deutschland Geschäfte abwickeln, sind Sie von dem Verfahren nicht betroffen. Auch wenn Ihre Kunden ausschließlich Privatpersonen sind, findet die Umkehr der Steuerschuld nicht statt. Erst wenn es sich um ein sogenanntes B2B-Geschäft handelt, muss Reverse Charge in bestimmten Fällen angewandt werden. B2B-Geschäfte sind Kaufverträge zwischen zweigewerblich tätigen Unternehmen oder mit einer juristischen Person des öffentlichen Rechts, also Anstalten, Stiftungen und Körperschaften.

DieseBesonderheiten müssen Sie bei einer Reverse Charge Rechnung beachten:

  • Die Rechnung muss alle Pflichtangaben einer Handelsrechnung enthalten.
  • Zusätzlich geben Sie Ihre eigene und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Kunden an.
  • Außerdem sollte die Rechnung einen Hinweis auf Reverse Charge enthalten, beispielsweise durch den Satz: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.

In der Praxisstellen deutsche Unternehmen eine Reverse Charge Rechnung aus oder erhalten eine solche Rechnung, wenn Sie grenzüberschreitende Dienstleistungen oder innergemeinschaftliche Lieferungen mit Gewerbekunden innerhalb des europäischen Binnenmarktes tätigen. Das betrifft diese Länder:

  • alle Mitgliedsstaaten der Europäischen Union (EU)
  • Island
  • Norwegen
  • Liechtenstein
  • Schweiz

Geschäfte mit Kunden in Drittstaaten

 Zu den Drittstaaten gehören alle Länder weltweit, die nicht dem europäischen Binnenmarkt angehören. Erhält ein deutsches Unternehmen sonstige Leistungen von einem Anbieter mit Geschäftssitz in einem Drittland, wird das Reverse Charge Verfahren angewandt und die Firma in Deutschland ist der Steuerschuldner.

Bei Verkäufen an Kunden in Drittstaaten können Rechnungen nach einem Reverse Charge ähnlichen Verfahren verpflichtend sein. Allerdings ist es wichtig, die spezifischen Regelungen und Bedingungen der einzelnen Länder genau zu kennen. So unterliegen beispielsweise Bauleistungen in der Schweiz nicht der Umkehr der Steuerschuldnerschaft. In den USA gibt es kein dem Verfahren entsprechendes System. Daher kann es für die Steuerzahlung notwendig sein, dass sich der deutsche Verkäufer bei den Steuerbehörden im Bundesstaat des Leistungsempfängers registrieren muss, um ordnungsgemäß Steuern abzuführen.

Jedes Land hat seine eigenen nationalen Steuergesetze, die sich bei grenzüberschreitenden Geschäften unterscheiden. Für deutsche Verkäufer empfiehlt es sich, die Ausgangsrechnung mit dem Vermerk „Nicht im Inland steuerbare Leistung“ zu versehen. Außerdem kann die Beratung durch einen Steuerberater oder eine Auslandshandelskammer dabei helfen, die besonderen Regelungen einzuhalten und steuerkonforme Rechnungen auszustellen beziehungsweise zu erhalten.

Gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer muss vorliegen

 Um eine korrekte Reverse Charge Rechnung auszustellen, müssen beide Unternehmen eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) besitzen. Die USt-IdNr. muss sowohl auf den Rechnungen der beiden Unternehmen als auch im Impressum auf der Homepage angegeben werden.

Als deutsches Unternehmen erhalten Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Sie können die USt-IdNr. auf einem dieser Wege beantragen:

  • Wenn bei Gründung Ihres Start-ups bereits feststeht, dass Sie auch mit ausländischen Kunden Geschäfte tätigen, kreuzen Sie im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung das entsprechende Feld zur Beantragung der USt-IdNr. an. Den Fragebogen erhalten Sie unter anderem im Online-Portal der Steuerverwaltung ELSTER. Das Finanzamt schickt die Beantragung der USt-IdNr. automatisch weiter an das Bundeszentralamt für Steuern. Die Mitteilung über die USt-IdNr. erfolgt ausschließlich per Post.
  • Wenn Ihr Unternehmen schon beim Finanzamt angemeldet ist, können Sie die USt-IdNr. online auf der Homepage des Bundeszentralamts für Steuern beantragen. Sie müssen nur den entsprechenden Link anklicken und einige Daten wie Bundesland, zuständiges Finanzamt, Steuernummer, Rechtsform Ihres Unternehmens und Ihre E-Mail-Adresse eingeben. Nach einigen Tagen erhalten Sie einen Brief mit der USt-IdNr. Auf diesem Weg können Sie sich die USt-IdNr. auch nochmals zuschicken lassen, falls Sie den ersten Brief nicht mehr finden.

Tipp: Überprüfen Sie die Gültigkeit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres ausländischen Geschäftspartners mit dem USt-IdNr.-Rechner auf der Seite des Bundeszentralamts für Steuern. Nur wennes sich um eine gültige USt-IdNr. handelt, dürfen Sie eine Nettorechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen. Ist die Nummer ungültig, kann es vorkommen, dass das Finanzamt von Ihnen verlangt, die Umsatzsteuer für Ihren ausländischen Geschäftspartner zu zahlen. Außerdem kann es zu einer Strafverfolgung wegen Nutzung unerlaubter Steuervorteile kommen!

Wie erfolgt die Meldung an das Finanzamt?

Die Finanzbehörden möchten verständlicherweise nicht täglich mit einer großen Anzahl an einzelnen Meldungen zu internationalen Handelsgeschäften überschwemmt werden. Daher wurde europaweit die sogenannte Zusammenfassende Meldung (ZM) eingeführt. Die Meldung erfolgt an zentrale Behörden innerhalb der EU, die über das gemeinsame Mehrwertsteuer-Informations-Austausch-System (MIAS) die Daten austauschen und abgleichen, um die Besteuerung im Empfängerland sicherzustellen.

In Deutschland ist das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die zuständige Stelle für die ZM. Die steuerpflichtigen Unternehmen können die Meldung entweder über das BZSt-Online-Portal oder über das ELSTER Online-Portal elektronisch einreichen. Das BZSt-Online-Portal muss zwingend für die Meldung großer Massen genutzt werden, während das ELSTER-Portal auch für Kleinunternehmen und Freiberufler gedacht ist.

Die elektronische Meldung erfolgt monatlich oder vierteljährlich und wird zusammen mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung abgegeben. Um doppelte Meldungen zu vermeiden, muss nur der Verkäufer diese Geschäfte in der ZM angeben:

  • Innergemeinschaftliche Lieferungen für gewerblich gelieferte Produkte.
  • Innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte zwischen drei Unternehmen, die in verschiedenen EU-Staaten ansässig sind.
  • Sonstige innergemeinschaftliche Leistungen, die nicht steuerbar sind.

Diese Meldezeiträume gelten für die ZM:

  • monatliche Meldung: bis zum 25. des Folgemonats für Warenlieferungen mit Umsätzen von mehr als 50.000 Euro.
  • vierteljährliche Meldung: bis zum 25. Tag nach Ablauf jedes Quartals für geringere Warenlieferungen sowie Dienstleistungen

Welche Vorteile und Nachteile bietet Reverse Charge?

Für deutsche Unternehmen mit internationalen Geschäftspartnern bietet das Reverse Charge Verfahren den Vorteil, dass die Rechnung zum Nettobetrag ausgestellt wird, sodass die Berechnung der Umsatzsteuer entfällt. Außerdem müssen nur Verkäufe in der ZM gemeldet werden. Bei Einkäufen im EU-Ausland ist der Verkäufer für die Meldung zuständig. Zudem müssen sich die Unternehmen nicht bei den Steuerbehörden der Länder anmelden, mit denen Sie Geschäftsverbindungen unterhalten.

Für das Finanzamt hat das Verfahren den Vorteil, dass die Umsatzsteuer nicht im Ausland eingetrieben und vollstreckt werden muss. Zusätzlich konnte Steuerbetrug eingedämmt werden, vor allem als sogenannter Karussell betrug. Bei dieser Artv on Betrug wurden Handelsketten zwischen Betrieben in mehreren Ländern aufgebaut, um zu verschleiern, dass ein Unternehmen Vorsteuer geltend macht, obwohl kein anderes Unternehmen Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt hat.

Als Kleinunternehmer müssen Sie zwei wichtige Punkte beachten:

  1. Bei Erhalt einer Reverse Charge Rechnung von einem Verkäufer aus dem Ausland sind Sie der Steuerschuldner. Sie müssen die Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen, können aber keine Vorsteuer geltend machen. Dadurch erhöhen sich die Kosten für den Einkauf.
  2. Für internationale Geschäfte benötigen Sie eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

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