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Unsere 6 Buchhaltung Tipps für die Praxis

Im Finanzwesen und in der Buchhaltung gibt es einiges zu beachten und einfach Wege, wie Unternehmen viel Zeit und Geld sparen können. In diesem Artikel finden Sie unsere Tipps für Ihre Buchhaltung.

Buchhaltung, Buchführung, Rechnungswesen – alles dasselbe? Das stimmt nicht ganz, auch wenn die verschiedenen Bezeichnungen viel miteinander zu tun haben. Doch damit hört die trockene Welt von Belegen, Quittungen, Buchungssätzen und Konten nicht auf. Als Gründer oder Einzelunternehmer ist es nicht immer einfach, bei Abkürzungen und Fachbegriffen wie EÜR, GuV, GoBD oder Doppik den Durchblick zu behalten. Aber sind Sie überhaupt zur Buchführung verpflichtet und wie läuft die Buchhaltung im Geschäftsalltag ab? Um Ihnen einen Überblick zu verschaffen, haben wir die wichtigsten Informationen zur Buchführung zusammengefasst und geben Ihnen 6 Buchhaltung Tipps für die Praxis, damit Sie zum Profi werden!

Der Unterschied zwischen Buchhaltung, Buchführung und Rechnungswesen

Im Geschäftsleben werden die Begriffe Buchhaltung und Buchführung häufig synonym verwendet. Es gibt jedoch einige Unterschiede zwischen diesen beiden Ausdrücken sowie dem Rechnungswesen, das in diesem Zusammenhang ebenfalls oft genannt wird, wie die folgende Aufstellung zeigt:

Buchhaltung

Mit Buchhaltung ist die Abteilung in einem Unternehmen gemeint, in der die Buchführung erledigt wird. Es handelt sich um einen Teilbereich des betrieblichen Rechnungswesens, das sich über den gesamten Prozess von der ersten Erfassung der einzelnen Transaktionen bis zum Jahresabschluss erstreckt. Die Buchhaltung lässt sich in diese Teilbereiche unterteilen:

  • Finanzbuchhaltung für das Gesamtergebnis des Unternehmens
  • Debitorenbuchhaltung zur Verwaltung der Ausgangsrechnungen
  • Kreditorenbuchhaltung zur Verwaltung der Eingangsrechnungen
  • Lohnbuchhaltung für Gehaltszahlungen an die Belegschaft und Abführung der Sozialabgaben
  • Bilanzbuchhaltung für alle Geschäftsvorfälle, die die Bilanz betreffen
  • Anlagenbuchhaltung für die Verwaltung des Anlagevermögens der Firma

Buchführung

In der Buchführung dokumentiert ein Unternehmen alle Geschäftsvorfälle anhand von Belegen, Quittungen und anderen Dokumenten. Außerdem bietet die Buchführung Tipps und Methoden, um die finanziellen Transaktionen zu analysieren und effektiv zu verwalten. Zu den relevanten Transaktionen gehören unter anderem:

  • Einnahmen aus der Erbringung von Dienstleistungen
  • Erlöse aus dem Verkauf von Waren
  • Zinsgutschriften
  • Mieteinnahmen
  • Ausgaben für Material
  • Aufwendungen für Miete, Strom, Heizung und Wasser
  • Lohnzahlungen
  • Kosten für ein Firmenfahrzeug

Rechnungswesen

Das Rechnungswesen ist ein Bestandteil der Betriebswirtschaftslehre (BWL). Die Rechnungswesen Tipps beziehen sich vor allem auf die folgenden vier Bereiche:

  1. externes Rechnungswesen zur Erfüllung der gesetzlichen Publizitätspflicht über die Finanzlage des Unternehmens
  2. internes Rechnungswesen oder Controlling zur Planung und Kontrolle der internen Unternehmensprozesse
  3. Statistik und Vergleichsrechnung zum Soll-Ist-Vergleich von Plänen und ihrem aktuellen Stand
  4. Planungsrechnung zur Entwicklung zukünftiger Maßnahmen und Strategien

Für wen gilt die Buchführungspflicht?

Muss ich die Buchführung Tipps überhaupt beachten oder besteht für mein Unternehmen keine Buchführungspflicht? Wenn Sie sich diese Frage stellen, finden Sie in der folgenden Aufstellung die Antwort:

Unternehmensformen mit Buchführungspflicht:

  • Aktiengesellschaft (AG)
  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
  • Kommanditgesellschaft (KG)
  • Offene Handelsgesellschaft (OHG)
  • eingetragener Kaufmann (e. K.)
  • UG (haftungsbeschränkt)
  • nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende mit mehr als 600.000,00 Euro Umsatz oder mehr als 60.000,00 Euro Gewinn im Jahr

Sobald eine Buchführungspflicht besteht, muss das Unternehmen einmal im Jahr eine Inventur durchführen und einen Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) vorlegen. Diese Regelungen gelten nicht für Einzelkaufleute, die an zwei aufeinander folgenden Jahren den oben genannten Umsatz beziehungsweise Gewinn nicht erreichen. Kleinunternehmer unterliegen ebenfalls nicht der Buchführungspflicht.

Ist die Kleinunternehmerregelung sinnvoll für mein Unternehmen?

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) bringt den Vorteil mit sich, dass das Unternehmen nicht der Buchführungspflicht unterliegt. Außerdem ist die Firma von der Umsatzsteuer befreit und muss daher keine Umsatzsteuer-Voranmeldung erledigen und keine Steuer an das Finanzamt abführen.

Trotzdem sollten Kleinunternehmer einige Rechnungswesen Tipps beachten, da sich ihr Status schnell ändern kann. Das liegt daran, dass die Kleinunternehmerregelung nur bei einem geringen Umsatz in Anspruch genommen werden darf, der sich wie folgt zusammensetzt:

  • im abgelaufenen Geschäftsjahr durfte der Umsatz nicht mehr als 22.000,00 Euro betragen und
  • im laufenden Geschäftsjahr dürfen nicht mehr als 50.000,00 Euro Umsatz erzielt werden

Sobald ein Kleinunternehmer eine der beiden Voraussetzungen nicht mehr erfüllt, fällt die Kleinunternehmerregelung weg und die Rechnungen müssen Umsatzsteuer ausweisen. Das kann sich gegenüber Geschäftskunden im sogenannten B2B-Business sogar positiv auswirken, da es einen professionellen Eindruck macht. Wenn in der Gründungsphase viele Investitionen getätigt werden, kann sich die Umsatzsteuer als durchlaufender Posten sogar finanziell lohnen, da die Rückerstattung durch das Finanzamt höher ausfallen kann als die Umsatzsteuerlast aus den ersten Verkäufen.

Muss ich die einfache oder doppelte Buchführung beachten?

Einfache oder doppelte Buchführung, auch Doppik genannt – unsere Buchführung Tipps beziehen sich auf beide Arten. Das liegt daran, dass sich alle Kaufleute an die Grundlagen der ordnungsmäßigen Buchhaltung halten müssen. Einfache Buchhaltung bedeutet eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zur Ermittlung des Geschäftsergebnisses. Wenn Ihr Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, müssen Sie einen Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) erstellen.

Anhand dieser Kriterien lässt sich erkennen, welche Unternehmensform welche Buchführungsart ausführen müssen:

  • einfache Buchführung: Freiberufler, Kleingewerbetreibende sowie nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende mit einem Jahresumsatz oder Gewinn unterhalb der Freigrenzen
  • doppelte Buchführung: Handelsgesellschaften, Gewerbetreibende mit Eintrag im Handelsregister und nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende mit einem Jahresumsatz oder Gewinn oberhalb der Freigrenzen

So läuft die Buchhaltung ab – ein Ratgeber mit 6 Buchführung Tipps für die Praxis

Mit unserem Ratgeber und unseren Buchhaltung Tipps ist die richtige Buchführung zukünftig kein Problem mehr für Sie. Nutzen Sie unsere Rechnungswesen Tipps, um die Finanzen Ihres Unternehmens effizient zu analysieren und optimal zu steuern. Als Start-up sollten Sie sich zunächst auf unsere sechs wichtigsten Buchführung Tipps konzentrieren:

Tipp 1: Rechnungen korrekt ausstellen

Jede Rechnung muss mindestens die unten genannten Angaben enthalten. Nur sogenannte Kleinbetragsrechnungen mit einem Rechnungsbetrag von bis zu 250,00 Euro kommen ohne Angabe des Rechnungsempfängers, der Steuernummer und der Rechnungsnummer aus.

Ansonsten muss jede Rechnung mindestens diese Informationen aufweisen:

  1. Name und Adresse von Verkäufer und Käufer
  2. Rechnungsnummer
  3. Ausstellungsdatum
  4. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
  5. Art und Menge der gelieferten Ware
  6. Zeitpunkt der Lieferung
  7. Nettobetrag und Umsatzsteuersatz

Fehler auf der Rechnung können dazu führen, dass Sie keine Vorsteuer geltend machen dürfen oder dass der Rechnungsempfänger die Zahlung verweigert.

Tipp 2: Vorbereitende Buchhaltung regelmäßig erledigen

Wenn Sie einen Steuerberater beauftragt haben, kann er Ihnen zum korrekten Rechnungswesen Tipps und Ratschläge erteilen. Dazu gehört auch der Hinweis, dass Sie die Buchhaltung für die Steuerkanzlei vorbereiten sollten. Wenn Sie die vorbereitende Buchhaltung regelmäßig in Ihren Arbeitsalltag integrieren, sind die Belege eines Tages oder einer Woche schnell gesammelt, chronologisch sortiert, eingescannt und GoBD-konform archiviert.

Tipp 3: GoBD beachten

GoBD ist die Abkürzung für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es handelt sich um eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen. Alle Unternehmen, die EDV-Systeme nutzen, die steuerrelevante Daten erfassen und verarbeiten, müssen sich an die Vorgaben halten. Lediglich für Kleinstunternehmen mit einem jährlichen Umsatz von weniger als 17.500,00 Euro kann es eine Ausnahme zur Beachtung der GoBD-Vorschriften geben.

Einer unserer wichtigsten Buchführung Tipps lautet daher: Beachten Sie unbedingt die Vorschriften zur Führung und Aufbewahrung der geschäftlichen Unterlagen und Bücher, damit das Finanzamt die Dokumente bei einer Steuerprüfung anerkennt. Ansonsten droht eine Schätzung der Zahlen und es kann zu einer hohen Steuernachforderung kommen.

Tipp 4: Steuertermine sind wichtig!

Das Finanzamt ist nicht sehr geduldig, wenn es um die rechtzeitige Bezahlung von Steuerschulden geht. Darum beziehen sich viele Rechnungswesen Tipps auf die feststehenden Termine für die verschiedenen Steuerzahlungen. Zu diesen Terminen sollte sich ausreichend Guthaben auf Ihrem Geschäftskonto befinden. Wenn das Finanzamt die Steuern nicht abbuchen kann, kommen Mahngebühren und Säumniszuschläge hinzu.

Hier ein Überblick über die verschiedenen Steuertermine:

  • Umsatzsteuer: entweder monatlich bis zum 10. Tag des Folgemonats oder quartalsweise zum 10. Januar, 10. April, 10. Juli und 10. Oktober
  • Lohnsteuer: monatlich zum 10. Tag des Folgemonats
  • Gewerbesteuer: feste Termine zum 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November
  • Einkommensteuervorauszahlung: 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember

Die Zusammenstellung zeigt, dass es keinen Monat im Jahr gibt, an dem Gewerbetreibende keine Steuern an das Finanzamt zahlen müssen. Darum sollten Sie die Buchhaltung Tipps befolgen und die Steuerzahlungen in Ihre Finanzplanung aufnehmen.

Tipp 5: EÜR selbst erstellen

Als Freiberufler müssen Sie zum Jahresabschluss eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Partnergesellschaften und Kleingewerbetreibende mit einem geringen jährlichen Umsatz und Gewinn sind berechtigt, eine EÜR zur Ermittlung des Betriebsergebnisses zu nutzen.

Der Aufbau einer EÜR ist einfach und die Anlage zur Steuererklärung ist schnell ausgefüllt. Sie müssen nur diese Daten eintragen:

  • Name, Steuernummer, Betriebsart, Rechtsform und Art der Einkünfte
  • Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben zur Ermittlung von Gewinn oder Verlust
  • Rücklagen und stille Reserven, falls vorhanden
  • private Einlagen und Entnahmen

Wenn Sie die Buchhaltung Tipps aufmerksam gelesen haben, sind Sie gut auf die EÜR vorbereitet, da Sie Ihre Unterlagen sorgfältig gesammelt, geprüft, bearbeitet und archiviert haben. Somit liegen Ihnen alle erforderlichen Daten vollständig und geordnet vor. Sie können die EÜR entweder selbst mithilfe einer Steuersoftware erstellen oder einen Steuerberater damit beauftragen.

Tipp 6: Steuersoftware oder Steuerberater – was ist besser?

Diese Frage lässt sich nicht allgemein beantworten. Vor allem in den ersten Geschäftsjahren nach der Gründung stellt die Unterstützung durch einen Steuerberater einen Kostenfaktor dar, den einige Existenzgründer vermeiden möchten. Solange noch keine Pflicht zur Buchführung und damit zur Erstellung eines Jahresabschlusses mit Bilanz und GuV besteht, können unsere Buchhaltung Tipps dazu beitragen, dass Sie die Buchführung selbst erledigen können. Hilfe erhalten Sie dabei von der Amply-Steuersoftware, die Ihnen die Arbeit erleichtert. Wenn Sie die Buchführung selbst erledigen, behalten Sie die Kontrolle über die Finanzen Ihres Unternehmens und sind stets über die aktuellen Zahlen informiert.

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