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Vorbereitende Buchhaltung – so geht’s

Die vorbereintende Buchhaltung ist ein kleiner administrativer Aufwand – wenn man weiß, wie man es richtig macht. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie es am besten machen.

Das Start-up ist gegründet oder Sie haben sich als Unternehmer selbstständig gemacht und die ersten Aufträge bearbeitet – und schon beginnt die bürokratische Phase mit Rechnungen, Buchhaltung und Steuern. Da es sich um ein sehr komplexes Thema handelt, holen sich die meisten Unternehmen Unterstützung durch einen Steuerberater hinzu. Wenn Sie bereits eine vertrauensvolle Steuerkanzlei gefunden haben, teilt Ihnen der Steuerberater mit, dass Sie jeden Monat bestimmte Unterlagen an ihn weiterleiten müssen. Das betrifft vor allem Rechnungen, Reisekostenabrechnungen, Kassenberichte und andere Belege, die wichtig für die Steuern sind.

Der Steuerberater wird Sie außerdem darüber informieren, dass er die Unterlagen nach bestimmten Daten, Arten und Themengebieten sortiert haben möchte. Damit beginnt eine wichtige Aufgabe für Sie als Unternehmer: die vorbereitende Buchhaltung. Doch sind Sie überhaupt zur Buchhaltung verpflichtet und wenn ja, welche Aufgaben gehören dazu und was müssen Sie beachten, wenn Sie die Buchhaltung für den Steuerberater vorbereiten? Diese und weitere Fragen klären wir in diesem Ratgeber.

Wie können Unternehmen die Buchhaltung für den Steuerberater vorbereiten?

Im Geschäftsleben fallen täglich zahlreiche Belege, Quittungen, Rechnungen, Angebote, E-Mails, Briefe und andere Unterlagen an. Für Kaufleute gelten dafür feste Aufbewahrungsfristen, die im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO) geregelt sind. Die Fristen liegen zwischen fünf und zehn Jahren. Zusätzlich ist ein Teil der Dokumente wichtig für die Unternehmenssteuern.

Die Belege dienen dem Finanzamt zur Berechnung der folgenden Steuerarten:

  • Umsatzsteuer
  • Vorsteuer
  • Lohnsteuer
  • Einkommensteuer bei Einzelunternehmern und Freiberuflern
  • Gewerbesteuer bei Personengesellschaften (OHG, KG, GbR)
  • Körperschaftsteuer bei Kapitalgesellschaften (AG, SE, GmbH, UG, KGaA)

Damit das Finanzamt weiß, welche Steuern ein Unternehmen zu zahlen hat, müssen regelmäßig Meldungen an die Finanzbehörden erfolgen. Da es sich dabei um komplexe Berechnungen und aufwendige Formulare handelt und bestimmte Fristen einzuhalten sind, beauftragen die meisten Unternehmen einen Steuerberater mit dieser Aufgabe.

Die Mitarbeiter der Steuerkanzlei benötigen regelmäßig die aktuellen Zahlen sowie die dazugehörigen Belege und Kontoauszüge, um die Daten zu überprüfen. Diese Unterlagen stellt das Unternehmen in der vorbereitenden Buchhaltung zusammen. Bevor Sie sich die Mühe machen, Ihre Geschäftsunterlagen täglich zu sortieren, sollten Sie erst einmal abklären, ob Sie überhaupt zu einer ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet sind.

Wer ist zur Buchhaltung verpflichtet?

Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um einen kaufmännischen Betrieb nach § 238 HGB handelt, sind Sie per Gesetz zu einer ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet. Das Gesetz unterscheidet dabei diese Kaufmannstypen:

  • Istkaufleute als Gewerbetreibende oder Handelsgesellschaften
  • Kannkaufleute als Land- und Forstwirte und verpflichtend, freiwillig oder nicht ins Handelsregister eingetragene Kaufleute und Kleinunternehmen
  • Formkaufleute als Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften und Genossenschaften

Die Aufteilung zeigt, dass jeder Kaufmann zur Buchführung verpflichtet ist. Das Gesetz unterscheidet jedoch zwischen einer einfachen und einer doppelten Buchführung. Die einfache Buchführung besteht aus einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Bei der EÜR berechnet das Unternehmen seine Betriebseinnahmen sowie die angefallenen Betriebsausgaben innerhalb eines Jahres.

Die doppelte Buchführung sieht vor, dass es zu jedem Konto ein Gegenkonto gibt. Dadurch erfolgt immer eine Buchung im Soll und gleichzeitig eine Habenbuchung auf dem entsprechenden Gegenkonto. Zum Ende des Geschäftsjahres wird der Jahresabschluss erstellt, der aus der Bilanz und der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) besteht. Zur doppelten Buchführung sind Sie als Kaufmann oder Handelsgesellschaft verpflichtet, wenn Sie im Handelsregister eingetragen sind. Ansonsten kommt es auf den Umsatz oder Gewinn des Vorjahres an, ob Sie auch ohne Handelsregistereintrag eine Bilanz und GuV erstellen müssen.

Buchhaltung für den Steuerberater vorbereiten: Diese Aufgaben müssen erledigt werden

Damit der Steuerberater seinen Pflichten nachkommen kann, benötigt er laufend Informationen über die aktuellen Geschäftsvorfälle. Zu den regelmäßigen Aufgaben des Steuerberaters gehören der Monatsabschluss, die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Steuererklärungen sowie der Jahresabschluss für das Unternehmen.

Um Stress zum Monatsende oder zu den jeweiligen Abgabeterminen zu vermeiden, ist es für Unternehmen jeder Größe ratsam, die Belege täglich oder wöchentlich zu sichten und zu sortieren. So fallen falsche oder fehlende Unterlagen schneller auf und es ist leichter, sie zu berichtigen oder anzufordern.

Um auch den Mitarbeitern der Steuerkanzlei die Arbeit zu erleichtern und um Kosten zu sparen, sollten Sie die Buchhaltung für den Steuerberater vorbereiten, indem Sie die Belege für den entsprechenden Zeitraum:

  • sammeln
  • kontrollieren
  • vorsortieren
  • chronologisch ordnen
  • mit Informationen versehen (optional)
  • kontieren (optional)
  • einscannen

Noch immer werden zahlreiche Rechnungen, Lieferscheine und Angebote per Post versandt. Sorgen Sie dafür, dass Sie selbst oder einer Ihrer Mitarbeiter sich regelmäßig die Zeit nimmt, die Post zu öffnen und zu sortieren. Als Einzelunternehmer kann es in der Anfangszeit vorkommen, dass Sie ein Wochenende oder die Abendstunden für diese Aufgaben einplanen müssen. Da es sich um eine wichtige Tätigkeit handelt, sollten Sie sie trotzdem regelmäßig erledigen.

Unterlagen in Papierform können Sie direkt einscannen und somit für eine GoBD-konforme Bearbeitung und Archivierung sorgen. Bevor Sie die Papierrechnungen und andere Dokumente vernichten, stellen Sie sicher, dass es keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu beachten gibt. Falls Sie sich nicht sicher sind, bewahren Sie alle buchungsrelevanten Belege mindestens zehn Jahre auf. Sonst muss ein Steuerprüfer die Umsätze schätzen und kann Sie mit zu hohen Steuern belegen.

Wenn Ihr Lieferant die Unterlagen online zusendet, ist das Hochladen in einer Buchhaltungssoftware noch einfacher. Alternativ können Sie die Belege auch mit dem Handy abfotografieren und in einer App hochladen.

Checkliste zur vorbereitenden Buchhaltung

Beispiele aus der Praxis zeigen, dass es einfacher ist, anhand einer Checkliste die Buchhaltung für den Steuerberater vorzubereiten. Die Checkliste kann mit der Verfahrensdokumentation bei der Verarbeitung digitaler Dokumente verglichen werden. Wenn Sie jeden Schritt abhaken und gegebenenfalls durch einen zweiten Mitarbeiter prüfen lassen, können Sie sicher sein, alle gesetzlichen Pflichten eines ordentlichen Kaufmanns zu erfüllen.

Hier ein Beispiel für eine Checkliste zur vorbereitenden Buchhaltung:

  1. Alle Belege sorgfältig sammeln.
  2. Die Unterlagen chronologisch sortieren.
  3. Die Belege auf Vollständigkeit prüfen.
  4. Bei Bedarf Notizen für den Steuerberater setzen.
  5. Fehler in den Unterlagen direkt beheben.
  6. Fehlende Dokumente durch Eigenbelege ersetzen.
  7. Bei Reisetätigkeit die Reisekostenabrechnung erstellen.
  8. Bei Eingangsrechnungen den Lieferschein abhaken und die Preise überprüfen.
  9. Bei Ausgangsrechnungen den Zahlungseingang prüfen.
  10. Alle Unterlagen einscannen oder mit dem Handy abfotografieren, um sie zu digitalisieren.
  11. Kontoauszüge online hochladen oder ausdrucken und einscannen.
  12. Kontoumsätze prüfen und den einzelnen Buchungen die entsprechenden Belege zuordnen.
  13. Falls bereits Buchungskonten angelegt sind, die Buchungen den entsprechenden Konten zuordnen („kontieren“).
  14. Dafür sorgen, dass die Unterlagen an den Steuerberater weitergeleitet werden.

Was geschieht nach der vorbereitenden Buchhaltung?

Nachdem die Checkliste für die vorbereitende Buchhaltung erledigt ist, müssen die Belege entweder intern oder durch die Steuerkanzlei weiterbearbeitet werden. Zum einen gibt es gesetzliche Pflichten und Fristen, die eingehalten werden müssen. Zum anderen erhält das Unternehmen durch die regelmäßige Analyse der Daten einen umfassenden Überblick über die Entwicklung von Umsatz, Kosten, Ausgaben, Einnahmen und Gewinn.

Ein weiterer Vorteil der regelmäßigen Sichtung und Sortierung der Unterlagen ist die Reduzierung von Fehlern. Falsche Belege können zeitnah korrigiert werden und fehlende Dokumente fallen schnell auf und können angefordert oder durch Eigenbelege ersetzt werden. Das erleichtert nicht nur dem Steuerberater die Arbeit, sondern sorgt auch beim Jahresabschluss, der Steuererklärung oder bei einer Betriebsprüfung für weniger Aufwand.

Nachdem der Steuerberater die Unterlagen erhalten hat, kann er mit seiner Tätigkeit beginnen. Dabei geben die Rechtsform des Unternehmens sowie gesetzliche Regelungen vor, welche Daten in welchem Zeitraum ermittelt und veröffentlicht werden müssen. Folgende allgemeine Schritte sind dabei für alle Unternehmensformen verpflichtend oder sollten beachtet werden:

  • Monatsabschluss, Monatsberichte und Monatsbilanz erstellen.
  • Monatlich oder quartalsweise Umsatzsteuer berechnen und die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt weiterleiten.
  • Monatliche oder vierteljährliche betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) oder Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) aufstellen.
  • Quartalsberichte zur internen Verwendung und als Grundlage für geschäftliche Entscheidungen erstellen.
  • Einkommensteuererklärung und Umsatzsteuererklärung für das Unternehmen erledigen.
  • Für Kapitalgesellschaften zum Ende des Geschäftsjahres den Jahresabschluss erstellen mit Bilanz, Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie gegebenenfalls Lagebericht.

Buchhaltung für den Steuerberater vorbereiten mit Buchhaltungssoftware

Die tägliche Praxis in den Unternehmen zeigt, dass nicht nur eine Checkliste zur vorbereitenden Buchhaltung hilfreich ist, sondern dass eine Buchhaltungssoftware wie das Angebot von Amply ebenfalls für mehr Effizienz sorgt. Die Software hilft dabei, die vorbereitende Buchhaltung zu automatisieren und damit viel Zeit zu sparen.

Die Amply-Plattform verarbeitet alle Belege und Buchungen, die im täglichen Geschäftsbetrieb anfallen:

  • Eingangsrechnungen
  • Ausgangsrechnungen
  • Tankquittungen bei einem Firmenfahrzeug
  • Belege über Ausgaben für Büromaterial
  • Bewirtungsbelege
  • Hotelrechnungen bei Übernachtungen im Rahmen einer Dienstreise oder im Außendienst
  • Dauerauftrag für Miete oder Pacht
  • Lastschrifteinzug für Strom, Heizung, Telefon und Internetanschluss
  • Überweisung von Gehältern und Sozialabgaben

Die Buchhaltungssoftware von Amply ermöglicht es Ihnen oder Ihren Mitarbeitenden, Belege einfach hochzuladen und eine Erstattung der Auslagen zu beantragen. Nach einer kurzen Prüfung erfolgt die Erstattung mit einem Mausklick.

Die Software ordnet automatisch die hochgeladenen Belege den entsprechenden Transaktionen auf den Bankkonten zu. So sehen Sie sofort, ob Belege fehlen oder ob ein Kunde seine Rechnung noch nicht bezahlt hat. Das sorgt für ein effizientes Mahnwesen und dafür, dass keine Zahlungslücken entstehen.

Testen Sie die Amply Buchhaltungssoftware 14 Tage lang kostenlos und lassen Sie sich von den zahlreichen Vorteilen überzeugen. Die Testphase endet automatisch nach 14 Tagen und es ist keine Kreditkarte erforderlich!

Weiterleitung per DATEV

Nachdem Sie die Buchhaltung für den Steuerberater vorbereitet haben, wie kommen die Unterlagen dann in die Steuerkanzlei? Die Antwort auf diese Frage lautet bei vielen Unternehmen: DATEV. Die DATEV eG ist einer der führenden Anbieter für Business-Software in Deutschland. Die 1966 gegründete Genossenschaft ermöglicht mit ihrer Software, den eigenen Cloud-Lösungen und der Plattform DATEV Unternehmen online die digitale Zusammenarbeit zwischen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) aus dem Mittelstand und ihren Steuerberatern. DATEV Unternehmen online ist eine Anwendung der DATEV-Cloud, die für die sichere Weiterleitung und Speicherung der Unterlagen und sämtlicher Daten und Informationen sorgt.

Auch die Buchhaltungssoftware von Amply verfügt über eine Schnittstelle zu DATEV. So können Sie nach dem Hochladen der Belege die Unterlagen entweder im DATEV-Format in Excel exportieren oder direkt nach DATEV Unternehmen online schicken. Die Amply-Software zeigt Ihnen an, wie viele Dokumente Sie hochgeladen haben, wie viele Belege noch zu prüfen sind, ob Unterlagen fehlen und welche Dokumente noch nicht einem Geschäftsvorfall zugeordnet wurden. Außerdem sehen Sie, wie viele Belege für den Export an den Steuerberater bereitstehen. Ihr Steuerberater erhält die gesamte Buchhaltung sicher und ohne Datenverlust. Das spart Ihnen Zeit und den Aufwand, die Unterlagen zum Steuerberater zu bringen.

Muss ich als Unternehmer selbst die Buchhaltung für den Steuerberater vorbereiten?

Existenzgründer, Start-ups und Einzelunternehmer übernehmen die vorbereitende Buchhaltung häufig selbst. Dazu muss aber ausreichend Zeit eingeplant werden, die vor allem in der Gründungsphase oft fehlt. Die Tage sind ausgefüllt mit Verkauf, Kundenberatung, Marketing, Einkauf und Kundenakquise. Darum arbeiten die Unternehmer häufig abends oder am Wochenende, um die Buchhaltung für den Steuerberater vorzubereiten. Dabei besteht jedoch die Gefahr der Überarbeitung und es können Fehler auftreten.

Aus diesem Grund entscheiden sich einige Unternehmen für einen externen Anbieter, der die Buchhaltung für den Steuerberater vorbereitet. Der Vorteil des externen Anbieters liegt vor allem darin, dass die Unternehmen Zeit sparen. Dafür verlangt der externe Dienstleister eine Gebühr für seine Arbeit, die einen Kostenfaktor darstellt. Hier lohnt sich gegebenenfalls ein Gespräch mit dem Steuerberater, der die Vorbereitung der Buchhaltung ebenfalls übernehmen kann. Allerdings fallen auch dafür höhere Kosten an, als wenn der Steuerberater ausschließlich die regelmäßigen Abschlüsse und Meldungen an das Finanzamt übernimmt.

Daher lohnt sich die Abwägung, ob der Steuerberater nur seine Kernaufgaben und eventuell die Lohnbuchhaltung übernimmt, während das Unternehmen die Buchhaltung für den Steuerberater selbst mithilfe der effektiven und günstigen Softwarelösungen von Amply vorbereitet.

Fazit: Die vorbereitende Buchhaltung stärkt das Zahlenverständnis

Wie unser Ratgeber zeigt, kann eine Checkliste bei der vorbereitenden Buchhaltung hilfreich sein. Dabei müssen die Anwender nicht unbedingt über eine Ausbildung im Finanzbereich verfügen. Der Vorteil für Handwerker oder Freiberufler im künstlerischen oder medizinischen Bereich liegt darin, dass sie sich ab der Gründung ausführlich mit den Zahlen und Finanzen des Unternehmens sowie den dazugehörigen Belegen befassen. Das sorgt für einen umfassenden Überblick und größeres Verständnis für die finanziellen Zusammenhänge und die Liquidität des Unternehmens.

Aus diesem Grund lohnt es sich, wenn die Gründer selbstständig die Buchhaltung für den Steuerberater vorbereiten und damit auch die Kosten für einen externen Anbieter oder die erweiterten Dienstleistungen des Steuerberaters sparen.

Häufige Fragen (FAQ)

Hier die Antworten auf die häufigsten Fragen, die sich Unternehmen im Zusammenhang mit der Vorbereitung der Buchhaltung für den Steuerberater stellen:

Was kostet die vorbereitende Buchhaltung?

Die Kosten zur Vorbereitung der Buchhaltung für den Steuerberater hängen davon ab, ob ein externer Anbieter diese Aufgabe übernimmt oder ob der Unternehmer selbst oder einer seiner Angestellten die Unterlagen sichtet, sortiert, kontiert und einscannt beziehungsweise mit dem Handy abfotografiert. Der externe Anbieter stellt Ihnen entweder einen Stundensatz für seinen Zeitaufwand in Rechnung oder Sie zahlen einen Pauschalpreis. Wenn Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter die Aufgaben übernehmen, handelt es sich um Arbeitszeit, die nach dem jeweiligen Stundenlohn berechnet wird.

Wie lange dauert es, die Buchhaltung für den Steuerberater vorzubereiten?

Es kommt darauf an, wie gut Ihr Business läuft und wie viele Geschäftsvorfälle täglich oder pro Woche anfallen. Bei nur wenigen Rechnungen ist die Buchhaltung schnell erledigt und die Belege sind den jeweiligen Vorgängen innerhalb von 1 – 2 Stunden zugeordnet. Sind Sie viel im Außendienst unterwegs und müssen Reisekostenabrechnungen erstellen, erhöht sich der Zeitaufwand entsprechend. Hier unterstützt Sie die Amply-Plattform, mit der Sie Auslagen einfach und schnell erstatten können.

Wie hilft mir eine Checkliste für die vorbereitende Buchhaltung?

Wenn Sie sich an die Checkliste für die vorbereitende Buchhaltung halten, erledigen Sie alle notwendigen Arbeitsschritte. So stellen Sie sicher, dass der Steuerberater alle erforderlichen Unterlagen und Informationen erhält. Das sorgt dafür, dass die Meldungen an das Finanzamt sowie die Steuerzahlungen fristgemäß erfolgen. Außerdem werden Löhne und Sozialabgaben pünktlich bezahlt. Dadurch sparen Sie Mahngebühren und Verzugszinsen und können einer Betriebsprüfung beruhigt entgegensehen!

Wie oft und wann muss die Buchhaltung für den Steuerberater vorbereitet werden?

Sie sollten alle Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Kassenberichte und Quittungen mindestens einmal in der Woche sichten und sortieren. Das erleichtert den Überblick und es sammeln sich zu den Abgabeterminen nicht zu viele Unterlagen an.

Ihr Steuerberater muss sich an diese gesetzlichen Fristen zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung halten:

  • Bei einer monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung muss die Meldung bis spätestens zum 10. Tag des Folgemonats beim Finanzamt eingehen. § 18 Abs. 1 UStG besagt außerdem, dass die errechnete Umsatzsteuer ebenfalls bis zu diesem Zeitpunkt an das Finanzamt abgeführt werden muss. In der Regel gewähren die Finanzbehörden bei der Überweisung eine Karenzfrist von drei Tagen.
  • Bei einer vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldung erwartet das Finanzamt die Meldung jeweils zum 10. April, 10. Juli, 10. Oktober und 10. Januar des Folgejahres.

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